in ,

LoveLove CuteCute

Eskişehir’de Referans Konferans: YYMUN (Yeni Yol Model United Nations)

Örneklerle HARVARD Prosedüründe MUN Konferansı Nasıl Düzenlenir

YYMUN’23 VIDEO

MUN konferanslarının sayısı gün geçtikçe artıyor. Katılımcı sayısı arttığı kadar düzenlemek isteyen okulların sayısı da artıyor. Bu makaleyi HARVARD Prosedründe MUN konferansı düzenlemek isteyen okullar için Eskişehir’de Yeni Yol okulları tarafından ikinci kez düzenlenen YYMUN konferansını referans göstererek sizlere sunuyoruz. YYMUN konferasının değerli MUN Direktörü Berkant Kayışdikici ve YYMUN ekibine YYMUN konferansındaki üstün başarıları nedeniyle tebrik eder keyifli okumalar dileriz.

 

A Konferans Öncesi Hazırlıklar

MUN konferansları dışardan göründüğü gibi kolay düzenlenmiyor. Evet, ilk bakışta her şey düzenli, güzel ve çok kolay organize edebilir gibi duruyor. Fakat işler tam da böyle ilerlemiyor. Konferans öncesi hazırlıkları sizlere mümkün olduğunca anlatmak isteriz. Böylece MUN düzenleme yolculuğunda bu adımları izlemeniz size kolaylık sağlayacaktır.

 

1. Deneyimli Öğrenci

HARVARD veya THIMUN prosedürü fark etmeksizin bir MUN – JMUN konferansı düzenlemenin birinci konuşu deneyimli ve nitelikli bir öğrenci kitlesine sahip olmaktır. Takdir edersiniz ki deneyimli öğrenci grubuna sahip olmak süreç isteyen bir olgudur. Yıllar boyu MUN-JMUN konferanslarına katılım gösterir ve deneyim elde edersiniz. Eskişehir Yeni Yol MUN de aynı bu stratejiyi izleyip deneyimli bir öğrenci kadrosuna sahip olarak YYMUN’23 konferansını başarıyla düzenlendi. Burada önemli hususlardan biri de düzenli ve sistemli işleyen bir MUN-JMUN kulübü olması ve başında da iyi bir MUN direktörünün olması. Yeni Yol’un bir avantajı da başlarında çok deneyimli bir MUN-JMUN direktörünün, Değerli Hocamız Berkant Kayışdikici’nin olmasıydı.

Berkant hocamız yılların birikimi, yurt içi ve yurt dışında katıldıkları MUN konferanslarından edindikleri ve kendi eklemeleri ile harika bir sentez çıkardığını söyleyebiliriz. Berkant hocamızın, MUN kulübünü Yeni Yol Okullarında bir kültür haline getirmiş ve gerek yurt içi gerekse yurt dışı önemli Partner’leri ile YYMUN’u Türkiye’deki en önemli konferanslar arasına sokmuş olduğunu büyük bir memnuniyetle gözlemledik. Ayrıca değerli Berkant hocamız YYMUN’23 ekibinin %80 – %85 oranında kendi okullarından çıkardıklarını söyledi. Bu oran gerçekten çok büyük bir başarılı bir kültürün işaretidir. Biz MUNTurkey.com olarak takımların farklı okullardan oluşmasının MUN ruhuna daha uygun olacağını düşünsek de Türkiye şartlarını düşündüğümüzde bir okulun kendi ekiplerini kendi bünyesinden çıkarma ihtiyacını anlayışla karşılıyoruz ve kendi işleyen bir sistem oluşmasını da takdirle karşılıyoruz. Peki, bir MUN-JMUN konferansı düzenlemek için hangi ekiplere ihtiyacınız olacak? Gelin detaylı bir şekilde bu takımları inceleyelim.

 

  • Konferans Öncesi Yapılacaklar ve Takım Kurumları

      1.Akademik Takım

MUN-JMUN konferanslarında akademik takım konferansın akademik altyapısını oluşturur ve aşağıdaki akademik işlerle ilgilenir. Kendi konferansını düzenleyecek okulların en az 30 deneyimli öğrenciye sahip olması önemlidir. Tabloda yer alan Secretary-General ve Deputy-Secretary-General pozisyonlarının bir gelenek olarak düzenleyen okul öğrencilerinden olması gerekir. Diğer pozisyonların ise başvuru açılarak farklı okullardan alınması mümkündür. İlk kez MUN-JMUN düzenleyen okulların

  • Komite ve gündemleri belirleme.
  • Akademik takım üyelerini mülakata-sınava alma ve belirleme.
  • Delege ve Delegasyon kabul-ret süreçlerini yönetme.
  • Ülke ve komite atamalarını yapma ve gönderme.
  • Study Guide (çalışma rehberleri) yazım sürecini yönetme ve yayınlama.
  • Akademik toplantılarla akademik personeli yönetme.
  • Konferans süresinde komitelerin doğru ilerlediğinden emin olma.
  • Ödül alacak delegeleri belirleme.

 

HARVARD Akademik Takım
HARVARD Organizasyon Takımı

       2. Organizasyon Takımı

Konferansın organizasyon ile ilgili tüm işlerini organizasyon takımı yürütür. Kendi konferansını düzenleyecek okulların en az 50 öğrenciye sahip olması önemlidir. Organizasyon takımlarının hepsinde MUN-JMUN tecrübesine sahip olmak akademik takımdaki gibi elzem olmayabilir. Örneğin Basın ekibinin görevi gazete hazırlayarak konferansta olanları haberleştirerek delege ve katılımcılarına sunmaktır. Benzer şekilde güvenlik ekibinin konferans alanında güvenliği sağlaması gerekiyor. Bazı pozisyonlar için MUN deneyimi şart olmasa da ekipteki herkesin deneyimli olması kaliteyi çok fazla arttıracaktır. Tabloda yer alan Director-General ve Deputy-Director-General pozisyonlarının bir gelenek olarak düzenleyen okul öğrencilerinden olması gerekir. Genellikle organizasyon takımının büyük bölümü okulun kendi öğrencilerinden oluşur. Fakat kilit pozisyonlar olan Halka İlişkiler, Tasarım ve IT ekipleri başvuru veya davetiye yolu ile de takıma katılabilir. Organizasyon işleri aşağıda yer almaktadır.

THIMUN Ekipleri
THIMUN Akademi
THIMUN Organizasyon

 

  • Konferansın tanıtımını yapma.
  • Konferans yerini, odaları ve komite yerleri belirleme.
  • Dışardan gelecek olan misafirler varsa otel anlaşması yapma.
  • Yemek, ikramlar, içecekleri sipariş etme.
  • Matbaa malzemelerini (Çanta, Dosya, Not Defteri, Kalem, Rozet, El Kitabı vb.) sipariş etme.
  • Sosyal etkinlikleri organize etme.
  • Administrative staff (Görevli Öğrencileri) organize etme.
  • Açılış-Kapanış törenlerini organize etme.
  • Sertifikaları hazırlama ve dağıtma

 

Konferans öncesi YYMUN’23 ekibi kurduğu başarılı ortaklıklarla Türkiye’nin çeşitli illerinden delege ve delegasyonlar almayı başardı. Burada küçük bir parantez açarak ek bir bilgi vermek isteriz. MUNTurkey.com ve MUNPoint.com olarak tanıtımlarımızı yaparak en iyi konferansları Türkiye’nin her yerinden öğretmen ve öğrencilerle buluşmaya devam ediyoruz. YYMUN’23 konferansı da gururla tanıttığımız ve katılanlardan tam not alan konferanslar arasında yerini aldı. Konferans öncesi hazırlıklar arasında organizasyon açısından çok fazla yapılacak iş kalemi mevcut. Dilerseniz bunu makalenin ilerleyen bölümlerinde inceleyelim.

2. Okul ve İdare Desteği:

Konferans düzenlemek için birinci adım deneyimli öğrenci grubuydu. İkinci adım ise okul ve idare desteğinin bulunması. Okulun her kademesi ile bütünsel olarak bu konferansı sahiplenmesi ve ortaya çıkan iş yükünü paylaşması gerekiyor. Eğer sadece bir öğretmen ve bir grup öğrenci bu konferansı düzenliyorsa başarıya ulaşmak son derece zor ve yıpratıcı olacaktır.

 

3. Zaman ve Mekân Uygunluğu

Konferans düzenlerken okulun imkânları oldukça önemli. İlk kez düzenleyen bir okulsanız aşağıdaki odalar sizin için gerekli olacaktır.

  • 5 komite odası (5 komite olacağını düşünürsek) 150 delege
  • 1 akademi odası
  • 1 organizasyon odası
  • 1 lojistik odası
  • 1 basın-medya odası
  • 1 advisor – misafir öğretmen odası
    • Toplam 10 sınıfa ihtiyacınız olacaktır.
  • Ek olarak açılış ve kapanış törenlerinin yapılacağı konferans salonları
  • Sosyal etkinlikler için okul içi veya dış mekânda sosyal alanlar.

Benzer şekilde seçtiğiniz tarih de katılım sayısını büyük oranda etkileyecektir. Eğer ilk kez düzenliyorsanız büyük ve köklü konferanslarla aynı tarihte konferans yapmamaya özen gösterin. Yine sınav tarihleri de oldukça belirleyici bir faktör. Sınav tarihlerinden mümkün olduğunca uzağa koymanızda yarar olacaktır.

4. Bütçe Kontrolü

Konferans düzenlerken iyi bir bütçe kontrolü oldukça önemli. Beklenmedik giderler, artan fiyatlar derken okulun kaldıramayacağı bir yükün altına girilebilir. Bu nedenle A,B ve C planları yaparak beklenen katılımcılar ve ortalama bütçeyi ön görebilirsiniz. Her zaman %20 civarında ek harcama yapılabileceğini hesaplayın ve bütçenizi mutlaka sürekli kontrol edin. Bir konferansın beklenen temel harcamalarını aşağıda görebilirsiniz:

  • Yemek ve Coffee Break ikramları
  • Matbaa ürünleri (Çanta, Dosya, Kalem, Not Defteri, Ülke Kartı, Yaka Kartı, Afişler, Kitapçık)
  • Servis (Ulaşım imkânlarına göre zorunlu veya opsiyonel olabilir)
  • Mekân kirası (Açılış-Kapanış törenleri için büyük salon yoksa otel veya konferans salonları kiralanabilir. Bazı okullar daha prestijli olması adına açılışı veya birinci günü otellerde yapmayı tercih edebiliyor.)
  • Sosyal etkinlik (Sosyal etkinlikler ek olarak hesaplanabilir. Delegeler konferans alınında bilet alarak sosyal etkinlik harici bir mekânda yapılabilir. İkinci bir seçenek ise gala yemeği şeklinde bir resepsiyon vermek olacaktır. Genelde gala yemekleri ek bilet ile satılmaz, konferans ücretine dahil edilir.)

İlk kez MUN düzenlemek isteyen bir okul için standartları yüksek olmak kaydı ile ortalama gider tablosunu altta sizlerle paylaşıyoruz. Burada servis gideri, kira gideri ve sosyal etkinlik giderleri yer almıyor. 2022-2023 yılında, 150 delege için ortalama maliyet 80.000TL civarındaydı. Bu demek oluyor ki katılım ücreti delege başı 550TL civarında olması gerekiyor. Servis ve ürün kalitesini kısıp fiyatları aşağı düşürmek mümkün olsa da MUN katılımcı kitlesinin her zaman en yüksek seviyeyi beklediğini hatırlatmak isteriz. Daha uygun bir bütçe yapılsa da katılan öğrenciler memnun olmadığı takdirde ikinci ve üçüncü senelerde katılımcı bulmakta zorlanabilirsiniz. O yüzden yapacağınız konferans ve okulun-konferansın edineceği nam önümüzdeki yıllarda da sizin konferansınızı olumlu veya olumsuz etkileyecektir. Tabloda yer alan ek maliyetler oldukça önem arz etmekte. Özellikle tanıtım ve misafir ağırlama ile ilgili ek bütçe oluşturulması gerekiyor. Tanıtıma ayıracağınız bütçe ile hedeflerinize çok hızlı bir şekilde ulaşabilirsiniz. Ayrıca konferansa katkı sağlayacak Keynote Speaker veya deneyimli öğrencilerin bazı masraflarını karşılamanız gerekebilir. Bu nedenle misafir ağırlama giderleri de kalite ve misafirperverlik açısından önemli.

2022 -2023 yılı örnek bütçe tablosunu aşağıda görebilirsiniz:

Not: Yer kirası, servis eklenmemiştir. Giderler minimum seviyede tutulmuştur.

Bu tablo YYMUN konferansının bütçesi değildir.

B Konferans Düzeni ve Konferans Sırasında yapılanlar

Şimdi örneklerle YYMUN’23 konferansını yakından inceleyelim:

Konferans Öncesi Karşılama:

YYMUN’23 konferansı YeniYol okullarının ilk girişinden itibaren ön planda tutulmuştu. Büyük beyaz harflerle YYMUN’23 yazılmış ve çok güzel bir fotoğraf çekim alanı oluşturulmuştu. Gelen delege ve delegasyonlar bu bölümde hatıra fotoğrafları çekmekteydi. Ayrıca arkada yer alan IB  (International Baccalaureate) programının logosunun yer alması ayrı bir prestij ve vizyon katmaktaydı.

Lobi Alanı ve Kayıt Masası:

Lobi kısmında delege ve delegasyonların birbiri ile tanışabileceği bir alan oluşturulmuştu. Kokteyl masaralarının üzerinde ise atıştırmalıklar belirli aralıklarla katılımcılara ikram ediliyordu. YYMUN welcome afişi yine kayıt masasının üst kısmına konumlandırılmıştı. Kayıt masasında ise görevli öğrenciler gelen delegeleri karşılıyor ve kayıt işlemlerini yapıyordu. Code of condcut (davranış kuralları) belgesi kayıt aşamasında imzalanıyor ve ardından konferans malzemeleri katılımcılara iletiliyordu.

Açılış Töreni:

Açılış törenleri konferansların düzeni bakımından oldukça önemli. Çoğu katılımcı nasıl bir konferans olacağı ile ilgili ilk izlenimlerini açılış töreninde edinir. Açılış töreni okulun konferans salonunda yapıldı. Zemin halı ile kaplanmıştı ve spor salonunun zeminine sandalyeler konulmuştu. Ayrıca tribün kısmı da delegeler tarafından doldurulmuştu.  Salonun üst kısmından sahneye doğru uzanan ülke bayrakları Birleşmiş Milletler havası katmıştı. Sahnede yer alan büyük Türk bayrağı ise çok güzel bir hava yaratmıştı. Yine sağ ve sol tarafa kurulan projeksiyonlarla güzel bir sahne kurulmuştu. Ses sistemi ve görsel-video geçişleri okulun profesyonel personelleri tarafından kusursuz bir şekilde icra edildi. Sahnede yer alan yönetim kısmı ise genellikle THIMUN prosedüründe mevcut. YYMUN’23 ekibi HARVARD prosedürünü uygulasa da THIMUN prosedüründe yer alan sahne düzenini uygulamayı tercih etmişlerdi. Biz MUNTurkey.com ve MUNPoint.com olarak prosedürlerin orijinal şekilde uygulanmasını tercih ederiz. Fakat THIMUN’un açılış tören düzeninin çok etkileyici olduğu bir gerçek. Aşağıda THIMUN prosedüründen bayraklarda güçlendirilmiş bir açılış tören fotoğrafını ekliyoruz.

Uluslararası Partnerler:

 

YYMUN Konferansını diğer konferanslardan ayıran en önemli özelliklerden biri de kurduğu güçlü yerel ve uluslararası bağlardı. Açılış töreninde dünyanın farklı yerlerinden video gönderen ortaklar konferansa büyük bir güç kattı. Ayrıca Birleşmiş Milletler Türkiye Koordinatörü Alvaro Rodrigez bir video mesaj göndermesi oldukça önemliydi. Bunun yanı sıra çok değerli Keynote Speakerlar (önemli konuşmacılar) sahnede yer aldı ve cinsiyet eşitliği başta olmak üzere çeşitli konularda büyük bir farkındalık yaratıldı.

YYMUN’23 açılış töreni konuşmacılarını aşağıda görebilirsiniz:

Bu alanı lütfen doldurunuz

  1. Alvaro Rodriguez – UN Resident Coordinator in Turkey
  2. Debora Kayembe – 54th Rector, University of Edinburgh
  3. Kerim Somun – MICC Director – Kreisau Initiative, Berlin
  4. Dr. Nezih Orhon – Anatolian University
  5. Berkant KayışdikiciYYMUN Director
  6. Mustafa Yılmazer – IB Coordinator, Yeni Yol Schools
  7. Anıl İpekçi – Founder, MUNTurkey.com

 

Komite Yerleşimleri:

YYMUN konferansında hem lise hem de ortaokul (JMUN) seviyesinde komiteler mevcuttu. Bazı okullar ise ayrı bir Junior konferansı düzenlemeyi tercih edebiliyor. Organizasyon yönünden kolaylık olması için bazı komitelerin lise bazı komitelerin ortaokul seviyesinde olmasını gayet pratik bir çözüm olarak gördüğümüzü söyleyebiliriz. Eğer ortaokul ve lise seviyesi eş zamanlı ve birlikte düzenlenecekse YYMUN’23 konferansında olduğu gibi coffee break ve komite alanlarının farklı yerlerde olması önem arz etmekte. Yaş olarak ortaokul seviyesinin farklı ihtiyaçları olabiliyor. Coffee break (ikram) alanında ve bazı sosyal etkinliklerde lise öğrencileri ile ortaokul öğrencilerinin ayrılması daha uygun olacaktır. YYMUN’23 konferansı da ortaokul komitelerini farklı bir yerde konumlandırmıştı.

Junior Komite 1:

 

Junior Komite 2:

Senior Komite Örneği:

Chair (Oturum Başkanı) Konumu:

Ürün-Malzeme Kalitesi

Konferansta sunulan ürünlerin kalitesi oldukça yüksekti. Bez çanta, dosya, not defteri, YYMUN Sticker ve kurşun kalem sunulmuştu. Ayrıca yaka kartları ve ülke kartları oldukça net ve güzel tasarlanmıştı. Matbaa maliyetlerinin artmasına karşın YYMUN’23 konferansı afişler, matbaa malzemeleri, fotoğraf çerçeveleri, tanıtım afişleri, branda ve baskılar ile sunduğu ürünlerde kaliteden ödün vermemişlerdi.

Placard Örneği (Ülke Kartı)

Fotoğraf Çerçevesi

Sosyal Etkinlikler:

YYMUN’23 konferansı ortaokul öğrencileri için BBQ partisi ve lise öğrencileri için Tasigo Otel’de Gala Yemeği düzenledi. Farklı yaş grupları için farklı mekân ve konseptte etkinliklerin düzenlenmesi oldukça ince düşülmüş bir planlama olduğunu söyleyebiliriz. Sosyal etkinliklerin kontrollü ve düzenli yapılması düzenleyen okullar için önem arz etmekte. Mümkünse kapalı alanlarda konferans katılımcıları harici başka kimselerin katılım gösteremeyeceği mekân ve konseptler belirlenmeli. Eğer ortaokul ve lise öğrencileri varsa yaşlarına uygun mekân seçilmesi, alkollü içeceklerin servis edilmediği bir yer olması düzenleyen okullar için oldukça önemli.

YYMUN Senior Social Event
YYMUN Junior Social Event

Program:

YYMUN Konferansının programı ilk gün öğleden sonra saat 2’de başlayacak şekilde ayarlanmıştı. Böylece farklı şehirden gelen katılımcıların açılışa yetişmesi oldukça kolay oldu. Birinci gün kayıt, açılış ve birinci oturum vardı. Ayrıca ortaokul öğrencileri için sosyal etkinlik planlaması yapılmıştı. İkinci gün ise 4 oturum ve sonrasında lise öğrencilerine yönelik bir sosyal etkinlik vardı. Son gün ise 2 oturum ve ardından kapanış töreni vardı. Eğer komitelerde bir gündem maddesi varsa 7 oturum uygun olabilir. Fakat düzenleyeceğiniz konferanslarda birden fazla gündem maddesi olacaksa en az 10-12 arasında oturum olması tartışmaları daha verimli hale getirecek ve sonuç bildirgesi için daha fazla zaman delegelere buracaktır.

Konferansın Son Günü Aile Fotoğrafları:

YYMUN Komite Aile Fotoğrafı

YYMUN konferansı komiteler, advisor  secretariat ve staff ayrı olmak üzere dışarda doğanın içinde aile fotoğrafları çekildi. Delegeler için çok güzel bir hatıra olduğunu söyleyebiliriz. Ayrıca bu fotoğraflar sosyal medya hesaplarında ve konferans sonunda Drive üzerinde hızlıca paylaşıldı. Her konferansın yapması gereken çok güzel bir çalışma olduğunu söyleyebiliriz.

Kapanış Töreni:

YYMUN Kapanış Töreni

Kapanış töreni de çok düzenli bir şekilde düzenlendi. MUN düzenlemek isteyen okullar kapanış töreninde Closing Video (kapanış videosu) hazırlamalı ve konferanstan en güzel kareleri delegeleri ile paylaşmalıdır. YYMUN’23 konferansı da kapanış videosunun ardından çeşitli etkinliklerle kapanış törenini daha renkli bir hale getirdi. Tüm salonla birlikte oynan Kahoot oyunları katılımcılara çok güzel anlar yaşatıldı. Kapanış töreninde komite komite ayrı olmak üzere ödüller açıklanır ve ödül alan delegelere ayrıca ödül sertifikası verilir. Bazı konferanslar da hem çevreci bir politka izlemek hem de QR kodu ile doğrulama özelliğini kullanmak için dijital sertifikalar kullanmayı tercih ediyor. MUNPoint.com da dijital ve QR kodlu sertifikalarla katılımcılara QR kodlu sertifikalar ve daha bir çok özellikle MUN’in dijital altyapsını sağlıyor.

Konferans düzenlemek çok zor bir iş olsa da bir o kadar da keyifli. Eğitime verilen her çaba kutsaldır. Hem konferanstan alınan keyif, hem de birçok farklı kazanım düşünüldüğünde, bir MUN  konferansı bu uğurda bir öğretmenin veya öğrencinin yaşayacağı en güzel deneyimler arasında yer alıyor. YYMUN ekibini, Yeni Yol Okullarını, Sayın Berkant Kayışdikici’yi ve tüm öğrencileri kutlar, başarılarının devamını dileriz.

Son olarak ortaokul ve lise düzeyindeki sosyal etkinliklerin MEB’den izinli olması gerekmektedir. İzin işlemleri için ayse.meb.gov.tr adresini ziyaret edebilirsiniz. MUNTurkey.com’dan danışmanlık desteği için info@munturkey.com a mail atabilirsiniz.

What do you think?

Written by MUNTurkey.com

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

GIPHY App Key not set. Please check settings

MUNTurkey.com Takım Üyesi Başvuruları Açıldı

MUN Teacher Training 21-25 August 2023