Calendar & Inspection Guideline

1.7k Views

 MUNTURKEY.COM KONFERANS DENETLEME VE DESTEKLEME KRİTERLERİ

Takvim Kayıt Kriterleri

  1. Konferansın Genel-Sekreteri ve Genel-Direktörü’nün en az 10 tecrübeye sahip olması veya konferansın kurumsal bir okul tarafından düzenlenmesi ve advisorun yetkisinde olması
  2. MUN, MBM, Ulusal Forum ve Çalıştay için ayrı takvimler oluşturulması. Kayıtlar tek formdan alınanacak.
  3. Konferansta UN ile ilgili olmayan komite bulunması durumunda (tarihi ve fütüristik komiteler haricinde) konferans MUNTurkey.com takvimine alınmaması.
  4. Konferans ve delege destek sistemi ile ilgili sorunlar anında çözülecek, kural ihlali yapan delegeler kara listeye eklenmesi. info@munturkey.com üzerinden anında sorun bildirebilirsiniz.
  5. Alokasyon ve çalışma kağıtları en az konferanstan iki hafta önce yayımlanması.
  6. MUNTurkey.com, Destek Ekibi her konuda konferanslara yardım sağlaması. info@munturkey.com üzerinden anında sorun bildirebilirsiniz.
  7. MUNTurkey.com, konferanslara oluşturulan gözlemci bir ekip aracılığıyla gözlemci göndererek konferansları denetlemesi ve bir sorun çıkması durumunda çözümünde yardımcı olması.
  8. Konferans takvim başvurusu sırasında 1 adet Çalışma Kağıdı’nı ( Study Guide), Akademik Kuralları (Rules of Procedure) , Davranış Kuralları (Code of Conduct) belgesini MUNTurkey.com’a gönderilmesi. 
  9. Davranış Kuralları (Code of Conduct) belgesinde kural ihlali yapan delegelerin MUNTurkey.com’un kara listesine (Blacklist) ekleneceği hükmü eklenmesi ve delegerden bu koşulları kabul etmesi istenmesi.

 

MUNTURKEY.COM KONFERANS DÜZENLEME REHBERİ

NOT: Aşağıda sıralanan maddelerin başında;

“O” harfi bulunuyor ise bu madde sadece online konferanslar için geçerli demektir,

“P” harfi bulunuyor ise bu madde sadece fiziksel konferanslar için geçerli demektir,

“OP” harfleri birlikte bulunuyor ise bu madde hem online hem fiziksel konferanslar için geçerli demektir.

Konferans Düzenleyecek Ekibin Konferanstan Önce Yapması Gerekenler Listesi

  • OP-Yönetici,akademik ve organizasyon ekip üyelerinin itina ile belirlenmesi ve iletişiminin sağlanması
  • OP-Konferansın gerçekleştirileceği tarihin belirlenmesi
  • OP-Komite, konu ve prosedürün belirlenmesi
  • O-Konferansın yürütüleceği platformun test edilerek belirlenmesi 
  • OP-Konferans tanıtımı için Instagram, website vb. platformların oluşturulması
  • P-Konferansın gerçekleştirileceği yer veya yerlerin belirlenmesi
  • OP-Ücretlendirme olacaksa miktarının belirlenmesi
  • OP-Başvuru formlarının hazırlanarak yayınlanması
  • OP-Code of Conduct belgesi başvurular açılmadan önce hazırlanarak yayımlanması
  • OP-Rules of Procedure belgesi en geç konferansa hazırlanmalı ve takvim kaydı sırasında MUNTurkey.com’a gönderilmesi
  • OP-Konferans planının belirlenmesi ve yayınlanması
  • OP-Başvuru, ödeme vb. için son tarihlerin belirlenmesi ve yayınlanması
  • OP-Konferans düzenleyen ekibin tanıtılması
  • OP-Konferans ekibinin isteğine bağlı sponsorlar olacaksa belirlenmesi ve iletişime geçilmesi
  • P-Ulaşım, konaklama(şehir dışından gelecek katılımcılar için) ve sosyal etkinliklerin planlamasının yapılması
  • P-Delegelere Öğle yemeği, kahve molası gibi aralarda sunulacak yiyecek, içecek vb. ihtiyaçların nasıl temin edileceğinin belirlenmesi 
  • P-Placard, badge, kalem (seçmeli), çanta (seçmeli), bayraklar (seçmeli) vb. gereksinimlerin hazırlıkları planlanarak temin edilmesi
  • OP- İsteğe bağlı olarak Online veya Fiziksel konferansınıza özel hatıra ürün serileri için MUNTurkey.com’a ile görüşülmeli.
  • OP-Açılış (konferans ekibinin isteğine bağlı aynı zamanda kapanış) törenine misafir konuşmacı davet edilmesi
  • OP-Chair Board, varsa kriz ekibi üyelerinin itina ile seçilerek, iletişim sağlanarak gerekli tüm detaylardan haberdar edilmesi
  • OP-Başvuru alımının denetlenmesi
  • OP-Başvuran bireylerin başvurularının alındığı, kabul/red edildikleri, alokasyonları(en az konferansa bir hafta kala) konusunda bilgilendirilmesi ve geri bildirim alınması
  • OP-Çalışma kağıtlarının konferansa en az bir hafta kala yayınlanması
  • O-Komite Whatsapp gruplarının en geç konferansa bir hafta tüm katılımcılardan onay alındıktan  kala açılması
  • OP-Açılış ve kapanış seremonilerinin planlanması 
  • OP-Komite, takım tanıtımı videolarının hazırlanması
  • P-Konferansın gerçekleştirileceği yer, komite odalarının  vs. hazır hale getirilmesi 

Konferans Düzenleyecek Ekibin Konferans Sırasında Yapması Gerekenler Listesi

  • OP-Konferansı hem akademik hem organizasyon açısından organize eden ekibin görevlerine bağlı olarak denetlenmesi
  • OP-Konferans esnasında çekilen fotoğraf, videoların kapanış videosu haline getirilmesi(konferansın press ve IT ekibine bağlıdır, şart değildir)
  • OP-Tüm katılımcıların ihtiyaçları karşılanmalı, sorunlar anında çözülmeli
  • OP-Ödüllerin belirlenerek kapanış töreninde teslim edilmesi

Konferans Düzenleyecek Ekibin Konferanstan Sonra Yapması Gerekenler Listesi

  • OP-Sertifikaların hazırlanarak katılımcılara en geç üç gün içinde ulaştırılması
  • OP- Konferansın geri ödeme politikası dahilinde konferansta bulunamayan kişilere geri ödeme yapılması

MUNTURKEY.COM DENETLEME REHBERİ

1) Akademik Denetlemeler

A) Konferanstan önce yapılacak denetlemeler;

          i. Akademik takımın komite, prosedür, konu  ile ilgili çalışmaları

  1. Çalışma kağıtları, prosedür kitapçıkları ve matrixler gibi dokümanların içeriği ve zamanında yayınlanması
  2. Secretariat, USG ve Chair Board çalışmaları ve iletişimi
  3. Alokasyon kriterleri ve zamanında katılımcılara ulaştırılmaları
  4. Genel-Sekreter ve secretariat ekibinin verimliliği
  5. Başvuru gözetimi ve kabul kriterleri

B) Konferans esnasında gerçekleştirilecek denetlemeler;

  • i. Komitelerde prosedürün ve kuralların doğru bir şekilde takip edilmesi
  • ii.Akademik takımın görevlerini yerine getirmeleri
  • iii. Katılımcıların aldıkları verim
  •  iv. Ödül dağıtım politikası ve bu politikanın takip edilip edilmediği
  •  v. Crisis ekibinin verimli çalışıp çalışmadığı
  • i.v Genel-Sekreter ve secretariat ekibinin verimliliği

2) Organizasyonel Denetlemeler

A) Konferanstan önce yapılacak denetlemeler;

i. Konferansın organizasyon ekibinin çalışmaları

  1. Başta halkla ilişkiler ekibi olmak üzere tüm takımın katılımcılarla iletişimi, mailleşmeleri ve gerekli bilgilerin aktarımı
  2. Lojistik ekibinin ulaşım, konaklama, konferans mekanı vb. görevlerini yerine getirme biçimleri ve belli standartlara uyulması *
  3. Finans ekibinin ve konferansın mali işlerinin nasıl yürütüldüğü 
  4. Genel-Direktörün takımını yönlendirmesi
  5. Website ve sosyal medyanın efektif ve doğru bir biçimde kullanımı

B) Konferans sırasında yapılacak düzenlemeler;

  1. Davranış kurallarının katılımcılar tarafından takip edilmesi ve konferans ekibinin bu konudaki tutumu
  2.  Konferansın yürütüleceği programın efektif kullanımı (Sadece online konferanslar için geçerlidir)
  3.  Güvenlik ekibinin nasıl işlediği ve gerekmesi durumunda bir konuya nasıl müdahale ettikleri *
  4. Sosyal etkinliklerde düzenin korunması *
  5. Administrative Staff takımının komitelerde görevlerini doğru bir biçimde yerine getirmeleri *
  6. Katılımcıların genel ihtiyaç ve gereksinimlerinin bir an önce karşılanması
  7. Genel-Direktörün takımı yönlendirme biçimi

C) Konferanstan sonra yapılacak denetlemeler;

  1. Sertifikaların katılımcılara eksiksiz ulaştırılması 
  2. Geri ödemelerin yapılması(konferansın bu husustaki politikasına bağlıdır)

 NOT: “*” ile işaretli maddeler sadece fiziksel konferanslar için geçerlidir.

ADS

MUNTURKEY.COM CONFERENCE SUPERVISION AND SUSTENTATION CRITERIA

CRITERIA FOR ADDING A CONFERENCE TO THE CALENDAR OF MUNTURKEY.COM

  1. The Secretary-General and Director-General of the conference are obliged to have 10 experiences or conference should be organized by a school and the advisor should be responsible from the confernece.
  2. Separate calendars will be formed for MUNs, MBMs, National Forums, and Workshops, yet all registration will be taken via the same application form.
  3. In case the conference has committees that are not related to the UN (except historical and futuristic committees) the conference will not be taken into the calendar of MunTurkey.com
  4. Problems related to the conference and delegate support system will be solved immediately and participants violating the rules will be added to the blacklist. Report conference or delegate via info@munturkey.com
  5. Allocations and study guides will be published at least 1 week before the conference
  6. MUNTurkey.com’s Support Team will always provide assistance to the conference and delegates about any matter. Contact info@munturkey.com
  7.  MUNTurkey.com will supervise the conferences through an observer team which will also provide help in case of a problem
  8. The conference is obliged to send 1 Sample Study Guide, Rules of Procedure, and Code of Conduct to MUNTurkey.com during the application for the calendar.
  9. In the Code of Conduct, the conference is obliged to add the article of  “The delegates who violate the conference rule will be added to the blacklist of MUNTurkey.com” in the application form, ask all participants to accept the terms and conditions.

MUNTURKEY.COM CONFERENCE REGULATION GUIDE

NOTE: If any item below is marked with;
“O”, that item is only valid for online conferences
“P”, that item is only valid for physical conferences
“OP”, that item is valid for both online and physical conferences

1. Responsibilities of  the Organizing Team Before the Conference

  • OP-Careful determination and communication of Manager, academic and organization team members
  • OP-Determining the date of the Conference
  • OP-Determination of the committees, agenda items, and procedure
  • O-Determination of the platform by testing on which the conference will be conducted
  • OP- Creating platforms for the promotion of the conference such as Instagram, website etc.
  • P-Determination of the place or places where the conference will be held
  • OP-Determining the conference fees
  • OP-Preparing and publishing the application forms
  • OP-Code of Conduct document must be prepared and published before the applications are open
  • OP-The Rules of Procedure document must be ready and published at least two weeks before the conference
  • OP-Determining and publishing the conference schedule
  • OP-Setting and publishing deadlines for applications, payment, etc.
  • OP-Introducing the organizing team of the conference
  • OP-Identification and communication of the sponsors if the organizing team plans to have any
  • P-Organizing transportation, accommodation, etc. facilities (for participants from outside the city) and planning social activities such as the social event
  • P-Organizing the procurance of needs of the participants such as lunch, snacks, and beverage for coffee breaks, etc.
  • P-Requirements such as placard, badge, pen (optional), bag (optional), flags (optional), etc. must be planned and provided
  • OP-Inviting a keynote speaker or more than one to the opening ceremony(optional, depending on the organizing team)
  • OP- Carefully determine the Chair Board and Crisis Team Members(if there are any) and instruct them with needed information while maintaining a strong communication
  • OP-Supervision of applications
  • OP-Informing the applicants about their receiving their applications followed by their acceptance/rejection and allocation (at least one week before the conference) and getting feedback
  • OP-Publishing the Study Guides at least one week before the conference
  • O-Committee Whatsapp groups shall be open one week before the conference after permission is taken from all participants
  • OP-Planning the opening and closing ceremonies
  • OP-Preparing the team and committee introduction videos
  • P- Getting the conference venue, committee rooms, etc. ready

2. Responsibilities Of The Organizing Team During The Conference

  • OP-Supervision of the organizing team of the conference in terms of both academic and organization depending on their duties
  • OP-Preparing a closing video from the photos, and videos taken during the conference for the closing ceremony (not necessary depending on the press and IT team of the conference)
  • OP-All needs of the participants must be met and problems must be resolved instantly
  • OP-Awards shall be determined and delivered at the closing ceremony

3. Responsibilities Of The Organizing Team After The Conference

  • OP-Preparing and delivering the certificates to the participants within at least three days
  • OP- Reimbursing the conference fee to people who could not attend depending on de refund policy of the conference

MUNTURKEY.COM SUPERVISION GUIDE

1. Academic Supervisions

a. Inspections to be made before the conference;

i. Academic team’s work and effort on the committee, procedure, agenda items, etc.
ii. Content and timely publication of documents such as study guides, procedure booklets, and committee matrixes
iii. Secretariat, USG, and Chair Board studies and communication
iv. Allocation criteria and delivery to the participants on time
v.The efficiency of the Secretary-General and the secretariat
vi. Application oversight and acceptance criteria

b. Audits to be carried out during the conference;

i. Correctly following the procedure and rules in the committees
ii. Academic team if they fulfill their duties
iii. The efficiency rate that the participants can get from the conference
iv. Award distribution policy and whether this policy is followed
vi. Whether the Crisis team works efficiently
vii. The efficiency of the Secretary-General and the secretariat team

2. Organizational Supervisions

a. Inspections to be made before the conference;

i. The work of the organization team of the conference
ii. Duties of the whole team, especially the public relations team such as communication, mailing and delivery of necessary information to the participants
iii. Logistics team’s ways of performing their duties and compliance with certain standards about some issues such as transportation, accommodation, venue etc.*
iv. How the finance team works and the financial affairs of the conference are handled
v.  Leadership of the Director-General4
vi. Effective and correct use of the website and social media

b. Supervisions to be made during the conference;

i.If the code of conduct is followed properly by the participants and the attitude of the conference team on this issue
ii.  Effective use of the online platform where the conference will be conducted (Only valid for online conferences)
iii. How the security team works and how they intervene in security-related situations when necessary *
iv.  Protection of order in social events *
v.   Administrative Staff team to perform their duties on the committees correctly *
vi. Meeting the needs and requirements of the participants as soon as possible
vii. The leadership of the Director-General

c. Inspections to be made after the conference;

i. Delivering the certificates to the participants completely
ii. Making refunds (depends on the policy of the conference on this issue)

NOTE: Items marked with “*” are only valid for physical conferences

Written by MUNTurkey.com

MUN Summit

Online MUN English App