Online MUN & JMUN Nasıl Düzenlenir? Uğur Emin BAYNAL & Ceylin KIZILKAYA

Merakla beklediğimiz 2020 yılı geldiğinden beri maalesef başımıza gelmeyen kalmadı. En son da yeni tip korona virüsünün (COVID-19) yayılması ile de MUN ve MUN benzeri pek çok konferansın iptali/ertelenmesi ve karantina ile evde tıkılıp kalmışken herkesin aklı tek bir şeye çalışmaya başladı: Bugün ne yapsam?

Dersler online oldu, pek çok çalışan ev ofise döndü insanlar her şeyi online platformlardan yapıyor, peki online bir MUN, JMUN ya da MBM konferansı düzenlenebilir mi, düzenlenirse başarılı olabilir mi? İşte bu makalede deneyimlerimizden de yararlanarak online konferanslar hakkında aklınızdaki soruları elimizden geldiğince yanıtlayacağız.

1. Online MUN Nedir ve Normal MUN’den Farkı Nedir?

Online MUN, bildiğimiz MUN konferanslarının dijital platformlara aktarılmış halidir. Aslına bakarsak prosedür açısından pek bir farkı olmasa da online MUN’lerin atmosferinin çok daha farklı olduğunu söylesek yanlış olmaz. Öncelikle bir registration (kayıt) bölümü olmadığı için bu sırada komitenizdeki insanlarla tanışıp kaynaşamıyorsunuz. Coffee Break (Kahve Arası) zamanı geldiğinde konferans fiziksel bir ortamda olmaması nedeniyle normalde bu aralarda oynanan oyunlar olmamış olmuyor. Bunun yanında dijital olması bu konferanslarda venue (yer), accommodation (konaklama), yemek, aralarda tüketilecek atıştırmalıklar, matbaa vb. dertleri ve harcamaları ortadan kaldırdığından konferans ücretini azımsanamayacak miktarda aşağı çekiyor oluşu, evden rahatlıkla katılma, farklı şehirlerden insanların aynı konferansta daha fazla olması, daha geniş kitlelerden insanlarla tanışıp arkadaş olabilme gibi olumlu özellikleri de dikkat çekiyor.

2. Online MUN & JMUN nasıl düzenlenir? Aşamaları nelerdir?

Öncelikle şunu belirtmem gerekir ki online MUN konferanslarında organizasyon ekibine ait pek fazla iş devreden çıktığı için akademik taraf daha ön plana çıkıyor ancak bu organizasyonda hiçbir iş yok demek değil.

A. Akademik Takım

İşin aslına bakarsak akademik takımın görevlerinde pek bir değişiklik bulunmamakla beraber konferansın planlanan süresine göre daha minimal hale getirilmesi gerekebilir. Öncelikle Secretary-General (Genel Sekreter) seçilmesi gerekirse deputy (vekil) seçilmesi ardından da akademik takımın belirlenmesi lazım. Bunu yaparken Under-Secretary-General (USG) dediğimiz her bir komitenin akademisinden sorumlu ve genellikle konferans öncesinde görevlerinden biri study guide (çalışma rehberi/kitapçığı) yazmak olan takım üyelerini aynı zamanda committee-director (komite başkanı) yapmak akademi açısından yararlı bir tercih olabilir. Bu sayede USG’ler komiteyi daha yakından takip edebilirler. Akademik takım toplandıktan sonra komiteler seçilir, tabii önce komiteler de belirlenebilir ama akademik takım üyeleriyle beraber fikir alış-verişi yapılmasını şahsen daha verimli buluyorum.

Normal şartlar altında bir konferans yaklaşık 3 veya 4 gün sürer bu nedenle iki adet detaylı agenda item için bile ortaya kaliteli resolution paper çıkabilirken dijital platforma taşındığında konferans süresi kısaltılmak zorunda kalabilir. Bu da demek oluyor ki süre ne kadar daraltılırsa agenda item da o derece genişlemek zorunda. Tabii ki detaylı bir study guide yazmak her kaliteli USG’nin isteğidir ancak maalesef şartlar gerektirdiğinde daha geniş bir şekilde yazılması ve hatta ek olarak okunması gereken kaynaklar konulması bile gerekebilir.

Eğer komite başkanı başvuruları alınacaksa genel sekreterin başvuruları incelemesi ve uygun gördüğü kişileri mülakata alması yararlı olacaktır çünkü bazı başvuru yapanların her ne kadar MUN tecrübesi fazla ya da ödüllü olsa da prosedür bilgisi yeterli değil ya da bazı komite başkanı vasıflarını göstermiyor olabilir. Mülakata alınan adaylara hem prosedür hem de olası problemlerle ilgili çözümler sorulması daha kaliteli seçimler yapılmasını sağlar.

Online bir MUN konferansında hem daha hesaplı hem de dijital olması nedeniyle bazı katılımcılar başvuru atıp sonradan keyfi nedenlerden dolayı katılmayabilir ve eğer komite içinde olmazsa olmaz bir ülke/karakter ise bu da komiteyi çıkmaza sokar. Başvurular kabul edilirken eğer çok başvuru varsa başta Secretary-General olmak üzere delege seçilmesi gerekir.

Delege seçerken bazı hususlara dikkat etmek konferansın gidişatı için kritik noktalardan biridir. Eğer bu kriterleri listeyelecek olursak

• Motivasyon Mektubu
• MUN Tecrübesi
• Yabancı Dil Seviyesi
• Delege dışında aldığı diğer görevler ve aldığı ödüller oldukça önemlidir.

Öncelikle motivation letter (motivasyon mektubu) ilk bakılması gereken kriter. First-timer olan delegeler belki ne olduğunu tam bilmiyor olabilirler o nedenle inisiyatif kullanılabilir ama herhangi bir tecrübesi olan delegeler için ilk elek bu adım diyebilirim. Tecrübeli delegeler eğer bu mektubu yazmamışsa ya da sadece bir iki cümle yazmışsa bu delegelerin konferansa katılacağından emin olmak mümkün değil, önemli olan gerçekten katılmak isteyen delegeleri almak ki komitede daha kaliteli şekilde tartışma ortamı oluşturulsun ve başarıyla sonuçlansın. Eğer yazıp yazmama ile elenme yapılmasına rağmen kotanın üstünde delege varsa sırasıyla motivation letterın kalitesine, içeriğine, tecrübesine ve İngilizce seviyesine bakmak gerekebilir.

NOT: Delegeleri seçerken tecrübe seviyelerini dengeli tutmanızda fayda var. Örneğin 30 kişilik bir komitede 5-10 adet first-timer, 10-15 adet en az bir tecrübesi bulunan delege, 10 adet civarında da çok deneyimle delege bulundurmak.

NOT2: Bazı başvurlarda yazılan MUN tecrübelerin sahte olduğu olabiliyor. Lütfen başvuruları kontrol ederken delegelerden sertifika göndermelerini, hatta mümkünse onaylı sertifika olmasına dikkat edin.

Delegeler seçildikten sonra önce tercihlerini göz önünde bulundurarak komitelere ayrılır ardından da yine tercihleri, tecrübeleri motivasyon mektupları ve ne kadar erken başvurduklarına göre ülke ya da komiteye göre karakterler atanır. Bu atamaların listesi organizasyon ekibine verilir ve delegeler uygun bir şekilde bilgilendirilir.

Position Paper Gerekli mi?

En çok merak edilen konulardan biri de “Position paper gerekli mi?”. Position paper online MUN konferanslarında ayrıca bir önem kazanıyor çünkü çoğu komite başkanının yaşadığı bir durum olan ödüllere karar vermede zorlanma gibi durumlar sürenin normalden daha kısa olmasıyla daha da artıyor bu nedenle ödüllere karar verirken position paper dediğimiz dokümanlara bakılması resmen şart oluyor.

B. Organizasyon Takımı

Öncelikle yapılması gereken bir Director-General (Genel Direktör) gerekirse de bir deputy seçmek. Director-General, organizasyon ekibinin başıdır ve organizasyon ekibini o belirler. Organizasyon ekibi belirlendikten sonra finans ekibi harcamaları (online konferans uygulaması gibi), eğer katılımcılardan para alınacaksa ne kadar para alınması gerektiği gibi hesapları yapar.
Başvurular açılmaya hazır olduğunda tercihen Google Forms üzerinden gerekli bilgilerin alınacağı bir form hazırlanır. Formda olması gereken bilgiler,

• Ad, Soyad,
• E-posta adresi,
• Telefon numarası,
• Okunulan okul,
• Sınıf,
• Doğum tarihi,
• Cinsiyet,
• Ülke,
• Şehir,
• En az ikişer tane komite ülke tercihi,
• Geçmiş MUN tecrübeleri,
• Motivasyon mektubu,
• Hükümler ve koşullar,

Başvurular alınırken PR (Public Relations, Halkla İlişkiler) ekibi başvuran kişilere başvurunun konferansa ulaştığı ve değerlendirileceğini bildiren bir e-posta atar. Bu işlemden sonra akademik takımın değerlendirmelerine ve atamalarına göre reddedilenlere red, kabul edilenlere eğer katılımcılardan para alınacaksa ödeme detaylarını da içeren, eğer katılımcılardan ücret talep edilmiyorsa da atamalarını içeren bir kabul e-postası atılır.

Ödeme detaylarını içeren e-postada mutlaka dekontun okunaklı bir fotoğrafının ya da belgenin kendisini harici bir finans için oluşturulan bir e-posta adresine gönderilmesi gerektiğinin belirtilmesi önemlidir. PR ekibinin adresine de atılabilir ancak harici bir adres olursa hem e-postalar karışmamış olur hem de finans ekibinin sonraki işleri daha da rahatlar. Belirtilen adrese dekontlar gelmeye başladıkça tablo üzerinde işaretlenir ve en geç 5 iş günü içinde ödeme yapmayanlarla iletişime geçilmesi gerekir. Ödeme işlemleri tamamlandıktan sonra liste akademik ekibe iletilir akademik ekip atamaları yaptıktan sonra atama listesi organizasyon ekibinde PR takımına iletilir ve atama e-postaları delegelere gönderilir. Eğer akademik takımın ek bilgilendirme talebi olursa (position paper isteme, vb.) bu bilgilendirmeler de e-posta aracılığı ile katılımcılara iletilir.

En önemli konulardan biri ise Kişisel Verileri Koruma Kanunu’nu iyi okumanız ve yasalarımızı ihlal etmemeniz için gerekli tüm önlemleri almak. Topladığınız bilgileri neden topladığınızı yazmanız ve kişinin izni olmadan üçüncü kişilerle asla paylaşmayacağınızı garanti altına almak zorundasınız.

3. Hangi Programlar Kullanılabilir?

Aslına bakarsak online konferans ve toplantılar yapmak için Skype, Hangouts Meet (Google), Microsoft Teams, 3CX Web Konferans gibi pek çok uygulama bulunmakta ancak pek çok şirket ve karantina döneminde pek çok öğretmen Zoom adlı bir konferans uygulamasını kullanmakta. Zoom’dan kısaca bahsetmek gerekirse kullanması basit, MUN konferanslarındaki işlevlerin büyük bir çoğunluğunu yerine getirebilecek bir uygulama. Bu uygulamadaki işlevleri bir MUN konferansı ile kıyaslayacak olursak el kaldırma – placard kaldırma, özel mesaj – message paper gibi pek çok efektif kullanımı var. Ekran paylaşma özelliği ile wxMUN veya benzeri bir uygulama kolaylıkla yansıtılabiliyor. Ancak Zoom adlı bu uygulamada eğer premium üye olmazsanız ilk konferansın süresi sınırsız olması dışında konferanslar maksimum 40 dk sürüyor ama süre bittiği anda yeni bir toplantı açmak mümkün. Eğer premium üyelik almak isterseniz aşağıdaki seçenekler mevcut;

Pro: $14.99/ay, 24 saat maksimum süre, konferansı kaydetmek için 1 GB bulut depolama
Business: $19.99/Ay, süre sınırı yok, örnek e posta oluşturup gönderme, sınırsız kayıt
Ücretler ve paketler için: https://zoom.us/pricing

Zoom Programı Nasıl Kullanılır / Kolay ve Detaylı: https://www.youtube.com/watch?v=ImpHs4-syeE

4. Online MUN & JMUN Kaç Komiteden Oluşmalı ve Komite Başı Kaç Delege Alınmalı?

Komite sayısında özgür olunmakla beraber Zoom ve benzeri uygulamalar için harcanabilecek bütçe de çok önemli. Konferansın kaç günlük olacağına ve komiteler için belirlenen sürelere göre değişmekle beraber her komite için bir premium hesap olmasını tavsiye ederim. Ama eğer bütçeniz uygun değilse konferansı bölmek de bütçe yönetimi konusunda yardımcı olacaktır. Örneğin 6 komite açılıyorsa ancak bütçeniz 6 tane premium hesaba yetmiyorsa ve konferans tek günlük ayarlanmışsa iki güne çıkarılıp 3 komite bir gün, 3 komite de sonraki gün yapılabilir. Yani komite sayısı tamamen opsiyonel.

Delege sayısı kritik bir mevzu. Eğer çok az olursa komitede tartışma dönmeyebilir çok fazla olursa da kişi sayısından kaynaklı olarak tartışmaya herkes tam anlamıyla katılamayabilir. Tecrübe ettiğim kadarıyla 30-35 kişiyi geçmemeli komite başı delege sayısı ve 20 kişinin altında da olmamalı. Olur da beklenenden fazla delege başvuru yaparsa komitelerin 35 kişiyi geçmemesini tavsiye ederim ki aslında 30 kişi bile fazlaya kaçmakta ancak bazı delegeler son anda katılmayabiliyor bu nedenle eğer 35 kişi alınırsa otomatik olarak aslında 30 kişiye düşüyor dersek yanlış olmaz.

5. Online MUN & JMUN İçin Nasıl Delege Bulunur?

Biz MUNTurkey.com ekibi ile düzenlediğimiz Online JMUN ve MUN konferansımıza delege bulma konusunda hiç sıkıntı yaşamadık, aynı şekilde sizinde düzenleyeceğiniz Online MUN veya JMUN konferansınızın hazırlık sürecinde delege bulma konusunda sorun yaşayacağınızı düşünmüyorum. Bütün konferanslar maalesef iptal edildiğinden dolayı bütün MUN katılımcılarının bu dönemki bütün konferans planları da maalesef iptal oldu. Evde kalan ve çoğu MUN katılımcısının hayatında büyük bir yer kaplayan konferanslara maalesef katılamayan katılımcılar evlerinden rahat bir şekilde MUN kariyerlerine devam etme fırsatını kaçırmıyorlar. Bununla birlikte first timer katılımcılarımız da oldukça fazla oluyor. Bizim düzenlediğimiz konferansımıza katılım kontenjanımızdan oldukça fazla olmuştu. Bu gibi bir durumda adil olmak amacı ile delegelerimizi first timer, intermediate ve advanced (daha önce deneyimi olmayan, orta seviye deneyimli, yüksek deneyimli) delege sayısı orantılı olacak şekilde motivation letter ları (motivasyon mektuplarını) göz önünde bulundurarak seçmenizi öneririz.
Şuanda takvime eklenmiş birçok konferans var bu yüzden delegelerin diğer konferanslar yerine sizinkini seçmesini sağlamalısınız. Ve tam burada da reklam faktörü işin içine giriyor. Delege kazanma konusunda, normal MUN konferanslarındaki gibi online konferanslarda da reklam çok önemli bir yer tutuyor. Yeterli delege bulacağınızdan emin olmak amacı ile MUNTurkey.com sponsorluklarından yararlanmanızı öneririz. Böylece konferansınızın detaylarını daha geniş bir kitleye ulaştırabilirsiniz..

6. Online MUN & JMUN Bireysel ve Delegasyon Başvuruları Nasıl Alınır?

Delege ve delegasyon başvurusu alma konusunda normal konferanslarda olduğu gibi başvuru form u açmanız gerekiyor. Bu konuda kullanım kolaylığından ve kalitesinden dolayı Google Forms’u kullanmanızı öneririm. Google Forms dan oluşturacağınız delege ve delegasyon başvuru formlarınızı isterseniz kendi açacağınız internet sitesine, istersenizde MUNTurkey.com ile iletişime geçerek MUNTurkey.com uygulaması üzerinden paylaşabilrsiniz, MUNTurkey.com ile iletişime geçmeniz dahilinde uygulamaya sahip olan bütün MUN katılımcıları uygulama üzerinden konferansınızın bütün detaylarına ve başvuru formlarınıza ulaşılabilecekler böylece hem bütçenizi biraz daha kısmış hem de daha geniş kitleye ulaşmış olacaksınız.

 

7. Online MUN & JMUN İçin Rules of Procedure ve Code of Conduct’da Dikkat Edilecek Noktalar Neler?

Online MUN iniz için Rules of Procedure ve Code of Conduct yazarken dikkat etmeniz gereken birçok önemli noktalar var. Konferansınızı online olarak gerçekleştireceğiniz için normal bir MUN prosedürüne bir çok madde eklenmesi ve değiştirilmesi gerekmesiyle birlikte bir çok madde de maalesef etkisini yitiriyor.

Online MUN için rules of procedure yazarken göz önünde bulundurmanız gereken konular şunlardır;

A. Dress Code ( Kıyafet Kuralı)
Online konferanslarda kıyafet kuralını normaldeki kadar sıkı tutmak pek mümkün olmuyor. Hala formal iş kıyafeti kuralı geçerli ancak katılımcıların sadece kamerada görünecek kısımlarının kıyafet kuralına uyuyor olması yeterlidir.

B. Elektronik Cihazların Kullanımı
Normalde konferanslarda session sırasında kullanımı yasak olan elektronik cihazlar, online MUN da konferansı direk elektronik cihazlar üzerinden yaptığımızdan dolayı kullanıma açık oluyorlar. Delegelerin session sırasında elektronik cihaz kullanmalarını engellememiz mümkün değil, session sırasından her an kullanabiliyor, araştırma yapabiliyorlar.

C. Session Sırasında İletişim
Maalesef Online MUN sırasında Message Paper kullanımı mümkün olmuyor. Bizim kullandığımız Zoom uygulamasında chat kısmından toplu veya bireysel mesaj atılabiliyor. Delegeler session sırasında istedikleri kişiyle özel olarak mesajlaşabiliyorlar. Bu durumda sadece görüşmeye başlatan kişi (host) bütün özel ve toplu mesajları görebiliyor. Yanlış bir şey gönderilmesi durumunda delegeleri uyarabiliyor yani bir bakıma adminlik görevini de üstleniyor

D. Motion Verme ve Söz Alma
Biz bu süreci konferansımızda şu şekilde yürüttük; chair sorduktan sonra motion vermek isteyen delegeler normal konferansta da olduğu gibi motion diyorlar ve aynı zamanda el kaldırıyorlar (maalesef placard verme gibi bir olanağımız olmadığından el kaldırma yöntemi kullanıyoruz.) chairlar da el kaldıran delegeler arasından kime söz vereceklerini seçiyorlar. Her türlü söz alma bu şekilde yürütülüyor.
Peki nasıl el kaldırılır? Yine Zoom üzerinden ekranın alt kısmında katılımcılar/participants kısmına tıkladığınızda, bütün katılımcıları görebiliyorsunuz açılan pencerede sağ alt kısımda el kaldır/söz iste/raise hand butonuna tıkladığınız zaman katılımcı listesinde isminizin yanında bir el emojisi beliriyor ve butonun üstündeki yazı Elini indir/ lower your hand yazısına dönüşüyor. Bu butona tıklayarak tekrar elinizi indirebilirsiniz. Nasıl el kaldırılacağını kesinlikle delegelerinizin anladığından ve bildiğinden emin olun. Yoksa session sırasında el kaldıramayan söz isteyemeyen delegeler olabiliyor. Aynı şekilde el kaldırdıktan söz istedikten sonra tekrardan ellerini indirmeleri gerektiğini hatırlatmayı unutmayın, yoksa tekrar dan bir söz isteme durumu olduğunda ellerini önceden kaldırmış ve indirmemiş delegeler ile yeni kaldıranlar karışıyor ve bu durum chairlar için çok büyük bir sorun teşkil ediyor.

E. Unmoderated Caucus
Normalde unmoderated caucuslarda delegelerin ayağa kalkması birbirinin yanına gidebilmesi herkesin istediği zaman istediği kişiyle konuşabilmesi söz konusuyken, Online MUN da bu durum biraz daha değişiyor. Delegeler mikrofonlarını konuşacakları zaman açıp sonrasında tekrar kapatmaları şartıyla istedikleri gibi konuşabiliyorlar (tabiî ki komitenin dili neyse o dili konuşmak şartı ile). Delegelerin yazıcakları belgeyi Google Docs üzerinden yazmaları hem onların hemde chairboard un işini bir hayli kolaylaştıracaktır. Böylece birden fazla kişi aynı belge üstünde değişiklik yapabilir ve diğer herkes de kimin ne değişiklik yaptığını takip edebilir; bu yöntem aynı zamanda belge yazımını da oldukça hızlandırıyor.

8. Online MUN & JMUN Konferansı Sırasına Karşılabileceğiniz Bazı Problemler ve Çözümleri

Online konferanslarda ortaya çıkan problemlerin nerdeyse çoğu konferansın doğal halinden farklı olarak internet üzerinden yapılmasından kaynaklanıyor. Ancak şunu da unutmayın ki Online konferanasların artıları eksilerinden oldukça fazla ve bunların başında maddi sıkıntılar ve mesafeler geliyor. Maalesef kendi şehrinizde ortalama bir MUN konferansına katılmak 200-300 TL civarı bir paraya mal oluyor ve biz MUNerlar yıl boyu katıldığımız onlarca konferns a aslında yüklü miktarda para harcıyoruz, şehir dışına, yurtdışına başka konferanslara gitmek çok istiyoruz ama her zaman mümkün olamayabiliyor. Online konferanslar sayesinde normalde çeşitli nedenlerden dolayı görüşemeyeceğiniz MUNerlar, katılamayacağınız konferanslar çok düşük miktarda bir parayla ulaşabiliyorsunuz. Bunlar Online konferansların iyi yanlarında sadece birkaçı. Bizim MUNTurkey.com ekibi ile düzenlediğimiz online Mun konferansında yaşadığımız ve yaşanabilecek bazı farklı problemleri ve olası çözümlerini sizin için derledim:

a. Stabil bir internet bağlantısının bulunmamasından kaynaklanan iletişim kopuklukları.

İnternet kesintisi nedeniyle bazı delegeler maalesef düzgün bağlanamayabiliyor, sesin geç gitmesi veya onların sesini alamamamız nedeniyle oturumlarda söz hakkı alıp konuşamayabiliyorlar. Böyle bir durumda komitenin chair ı olarak yapabileceğiniz tek şey delegenize internetin daha iyi çektiği bir yere geçmesi veya başka bir internet kaynağı bulmasını önermek olacaktır. Maalesef bu durum hiç düzelmeyebiliyor.

b. Delegelerin chairlar canlı olarak karşısında olmadığından yeteri kadar disiplinli davranmaması.

Online konefranslarda disiplin oldukça büyük bir sorun haline gelebilir bizim de chairlar olarak bu durumdan dolayı yaşadığımız birçok sorun oldu. Bu sorunları aşmak için kamera kesinlikle sürekli açık olmalı.  Session sırasında arkadan şarkı açanlar, yemek yiyenler ve gerekli özeni göstermeyen delegeler maalesef olabiliyor. Kamera karşısında olduğumuzdan dolayı müdalehe edemeyeceğimizi düşünüp kıyafet kuralına tam olarak uymayanlar olabilir. Eğer böyle sorunlarla karışlaşırsanız disiplini sağlamak için sorun çıkaran delegeleri bir kez uyardıktan sonra konferanstan ihraç edebilirsiniz. Delegelerin uyarılara rağmen disiplinsiz davranması durumunda, Zoom uygulamasında host un yani görüşmeyi başlatan kişinin (genelde president chair) katılımcıları görüşmeden atma yetkisini kullanabilirsiniz. Host herhangi bir katılımcıyı görüşmeden attığı zaman katılımcının o görüşme sona erene kadar tekrar girmesi mümkün olmuyor. Çıkarılan katılımcı bu session sona erip görüşme kapatıldığında ve diğer için yeni bir görüşme başlatıldığında ancak tekrar katılabiliyor. Biz kullanmaya gerek duymadık ancak çok zorda kalınırsa kullanılabilir. Ayrıca sorun çıkaran delegeler olursa SG ve DG oalrak bu delegeleri MUNTurkey.com’un Blacklist’ine ekleyebilirsiniz.

c. Ekranları yönetme sorunu.

Chairlar tek ekrandan hem kullandıkları chair uygulamasını yönetip, hem delegeleri takip edip, hem chatten gelen mesajları takip edip hemde komitenin işleyişini takip edip not almakta zorlanabilirler. Bu durumda kullandığı chair uygulamasını ekran paylaşımı yoluyla katılımcılarla paylaşan chair çok büyük zorluk çekiyor maalesef. Size önerim komitedeki diğer chairboard üyelerinize ekran erişimi yetkisi vermeniz. Böylece diğer chairlar veya USG niz de sizin ekrandan paylaştığınız chair uygulamasına erişip kullanabilir. Ekran kullanım yetkisi verdiğiniz kişiler ekranınıza tıklayabilir mesela konuşmacı ekleyebilir, gsl e geçebilir, yazı yazabilir her türlü erişebilirler ve yük tek kişi üzerine kalmamış olur.

d. Committee document ( working paper, draft resolution, decleration, directive etc.) yazım sürecindeki beliriszlik.

Delegeleri canlı olarak karşınızda görmediğinizden unmodarerated caucus sırasında delegelerin arasında gezip belge yazım sürecini yakından takip edemediğinizden dolayı, kim ne kadar yazdı ne kadar katkıda bulundu tam olarak anlayamayabilirsiniz. Biz bu sorundan kaçınmak amacıyla delegelere yazacakları belgeleri Google Docs üzerinden yazmalarını ve bütün delege ve chairlara mail olarak atmalarını söyledik böylece herkes rahatça belgeye katkıda bulunabildi ve işleyişi görebildi. Ancak eğer herkese mail olarak atmak yerine link atarsanız Google Docs otomatik olarak herkesin ismini anonim olarak kaydediyor ve kimin ne yazdığını maalesef anlayamıyorsunuz. Kesinlikle herkese mail olarak davet atma yöntemini seçmenizi öneririm.

e. Katılımcıların arka fonundan gelen seslerin oluşturduğu gürültü.

Herkes genelde evlerinden bağlandığından dolayı, arkada kardeşlerinin oyun sesleri, televizyon sesi, süpürge sesi gibi birçok ses olabiliyor ve bu sesler komitenin işleyişini ciddi etkiliyor ve konuşan delegeni sesinin duyulmasını neredeyse imkansız hale getiriyor. Böyle bir sorunla karşılaşmamanız için herkesin konuşma yapmadığı zamanlarda mikrofonu kapalı tutması çok yararlı oluyor böylece ekstra gürültüden kaçınmakla birlikte herkes dikkatini konuşan delegeye veya chaira verebiliyor. Bunu sağlamak için Host un herkesi sessize alma yetkisini kullanabilirsiniz ve herkes konuşacağı zaman sesini açıp konuşması bittikten sonra tekrar sesini kapatarak devam edebilir.

f. Adil bir ödüllendirme.

Delegelerinize verdiğiniz ödüllerin adilliğinden emin olmak amacı ile chairlarınızdan biri komiteyi yönetirken ve chati takip ederken diğeri delegeleri izleyerek kıyafet kuralını uyup uymadıkları, kameralarının açık olup olmadığı gibi kuralları kontrol etmekle birlikte; aynı zamanda verilen motionları, kimin verdiğini, kabul olup olmadığını, kimlerin ne konuştuğunu, GSL (General Speakers List) konuşmalarını, verilen çözüm önerilerini ve kimlerin veridğini not alabilir. Biz konferansımızda böyle bir yöntem uyguladık ve ödüllerimizi belirlerken bize çok yardımcı oldu, içimizde hiç bir kuşku kalmadan rahatça karar verebilmemiz ile birlikte, konferans sonrası feedback isteyen delegelerimize de tam istatistik ile cevap verebildik.

g. Online konferansların fiyatları çok düşük olduğundan veya bedava olduklarından dolayı katılımcıların öylesine başvuru yapıp sessionlara gelmemeleri.

MUNTurkey.com ile birlikte düzenlediğimiz konferansımızda bu sorunla çok karşılaştık. Delegeler zaten bedava veya düşük fiyatlı olduğu için öylesine başvuru yapabiliyorlar ve sonra zaten para vermedik diye katılmaktan vazgeçebiliyorlar. Erkenden haber verildiği takdirde sorun olmuyor ancak son gün her şey ayarlandıktan sonra haber verenler oluyor bu gibi durumlarda yerleştirmeler çoktan yapılmış olduğundan dolayı başvurusunu iptal eden delegelerin ülkeleri maalesef boş kalabiliyor. Bu yüzden red maillerinden önce kabul ve yerleştirme (allocation) mailli göndermenizi tavsiye ederim, maillerin sonunda kesin katılacaklarına dair teyit isterseniz bu sorunları yaşamayabilirsiniz. Delegeler gönderdiğiniz maile katılacaklarına veya katılmayacaklarına dair yanıt verdikten sonra sizde katılmayacak delegeler yerine red göndermeyi planladığınız delegelerden seçebilirsiniz. Bütün ülkelere kesin katılacak delegeler yerleştirildikten sonra kalan başvurulara da artık red maillerini atabilirsiniz. Bazen gelmeyeceklerini haber vermeyen ve sessionlara katılmayan ama belge alacaklarını düşünenler oluyor bu yüzden biz haber vermeden ve mazeret göstermeden 1 den fazla session kaçıranlara belge vermeme gibi bir yöntem uyguladık.

h. Normal konferanslardaki kadar sosyal aktivite tarzı şeylerin olmamasından kaynaklanan katılımcıların pek kaynaşamama durumu.

Maalesef aralarda oyunlar veya çıkışında parti tarzı etkinlikler olmadığından dolayı katılımcıların tanışması ve arkadaş olması zor oluyor. Bunun için biz aralarda görüntülü konuşmayı kapatmadık ve ara süresince görüntülü konuşabildi herkes. Aralarda online olarak birlikte oynanabilecek oyunlar bulabilirseniz çok faydalı olabilir.

i. Gossip box.

Gerçek bir kutu olmadığından biz anonim şeyler yazılabilen uygulamalardan birinde şifresi sadece chairlardan birinde olmak üzere komite adına bir hesap açıp onu kullandık. İsteyen herkes oraya anonim olarak gossiplerini yazdı ve komitenin işleyişi müsait olduğumuz zamanlarda azar azar okuduk.

j. Söz isteme ve söz verme

Görüşme sırasında, plakart olmadığından ve herkesin görüntüsünün yanında kendi ismi yazdığından dolayı kimin hangi ülkenin delegesi olduğu anlaşılmayabilir. Bu durumda her session başı delegelerinize isim kısmına kendi isim ve soy isimleri yerine ülke adlarını yazmalarını söyleyebilirsiniz. Böylece herkes birbirinin görüntüsü altında ülkesinin ismini görebilir, bu hem delegelere hem de chairlara her türlü yardımcı olacaktır. Aynı zamanda bu komiteye kendileri olarak değil, ülkelerinin delegesi olarak katıldıklarını da hatırlatmış olacaksınız. Ayrıca Zoom uygulamsında el kaldırma özelliği mevcut. Konuşma yapmak isteyen host’a el kaldırarak işaret verebiliyor. Bu özellikle söz isteme ve alma oldukça pratik hale geliyor.

9. Online MUN & JMUN da Organizasyon ve Akademik Takım İşleyişi

Online MUN düzenlerken adminler, pressler gibi bazı organizasyon ekibi üyelerine maalesef ihtiyaç olmuyor. Buna karşın konferans online ortam üzerinden düzenlendiğinden IT ve medya ekibine her zamankinden daha fazla ihtiyaç duyuluyor. Online MUN konferansları normal konferanslarla karşılaştırıldığında akademik tarafı daha ağır basan konferanslar oluyor. Online MUN düzenlemek için izleyebileceğiniz iki farklı tarzda yol var.

A. Tek Bir Takım İle Yola Devam Etmek

Biz MUNTurkey.com ile düzenlediğimiz konferansımızda bu yolu izledik. Bu yol şu şekilde işliyor, bir organizasyon birde akademi grubundan oluşan geniş bir takım yerine sadece bir akademi grubu ve Director-General (DG) den oluşan bir takım ile devam edebilirisiniz. Bu süreçte normal bir şekilde Secretary-General ınız (SG) ve Under Secretary General (USG) larınız kendi işlerini yapıyorlar buna ek olarak USG leriniz delegelerini seçtikten sonra kabul, red, yerleştirme gibi mailleri de delegelerine kendileri iletiyor ve kendi delegeleri ile iletişimlerini kendileri sağlıyorlar. Hatta eğer takımınızı iyice daraltmak isterseniz USG ve chairların görevlerini birleştirip bir pozisyon eksiltebilirsiniz. 2 veya 3 adet seçeceğiniz daha yüksek deneyimli chairlar komitenin hem chairı hem USG leri görevini üstlenebilirler. Ancak bu durumda yükleri büyük miktarda artacaktır ve tabiki çok çalışmaları da gerekecek çünkü komitenin hem organizasyon ve hem de akademik kısımlarının hepsi onların sorunluluğu olacak. Çok zor göründüğünün farkındayım ancak MUNTurkey.com ile birlikte düzenlediğimiz konferansımızı tamamen böyle yürüttük ve hiç problem yaşamadık tabi biraz zaman alıyor ancak kesinlikle uygulanabilir bir yöntem ve hiç göründüğü kadar zorlayıcı olmuyor. Bunun yanında DGniz de konferanssın organizasyon kısmıyla ilgilenecek. USG lerin delegelerine gönderecekleri maillerin taslaklarının oluşturulması, yatırılan paraların hesabının yapılması (eğer konferans ücretli ise), sosyal medya sayfaları ve varsa internet sitelerinin yürütülmesi, sponsorlar ve munturkey.com ile iletişim halinde olunması, genel programın hazırlanması ve benzeri görevleri üstlenecek.

B. Bir Organizasyon ve Bir Akademi Takımı İle Gelenekten Sapmamak;

Eğer biz bildiğimiz yoldan ilerleyelim diyorsanız normal konferanslarda ki ile aynı takım ve görevleri ile devam edebilirsiniz. Bu yöntem ile konferansınızın hazırlık süreci tamamen normal konferanslar ile aynı ilerleyecek. Ancak takımızdan admin ve pressleri çıkarmanız gerekecek çünkü maalesef onların görevlerini yapabilecekleri bir alan online platform üzerinde bulunmamakta. Aynı şekilde Public Relations (insan hakları) takımı üyelerinizi de azaltmanızı öneririz, partiler oyunlar tarzı aktiviteler olmayacağından çok fazla görevleri olmayacak. Organizasyon ekibi için bir DG, 1-2 kişilik PR , Logistik, Finans, IT ve Medya takımları yeterli olacaktır ancak karar tamamen size kalmış.

Burada hazırladığımız “Online MUN & JMUN Nasıl Düzenlenir?” konulu makalemizin sonuna gelmiş bulunuyoruz. Bu makalemizde MUNTurkey.com  ekibi ile birlikte düzenlediğimiz Türkiye’nin ilk online MUN konferansı süresince yaşadığımız deneyimlerimizden de yararlanarak size düzenlemek veya katlmak istediğiniz bir online MUN konferansı süresince yol gösterecek bir guide hazırdık, umarız aklınızdaki soruları cevaplayıp size yol gösterebilmişizdir. Bu konu ile ilgili başka sorularınız, merak ettikleriniz olursa bize mail yolu ile ulaşabilirsiniz.

Ceylin KIZILKAYA: cekina246@gmail.com
Uğur Emin BAYNAL: ugurbaynal2003@gmail.com

MUNTurkey.com

 

Online Konferans Takvimi