Ulusal Forum Nedir? 

Ulusal forum, lise ve üniversite düzeyindeki öğrencilerin belli komiteler içinde bir araya gelerek Türkiye’nin güncel ekonomik, sosyal, kültürel ve çevresel sorunlarını tartışıp çözümlere kavuşturulacak ve vardıkları sonucu forum içinde sunacakları bir etkinliktir. Bu etkinliklerin ana dili tamamen Türkçedir. Ulusal forumlar ülkemizdeki Bakanlar Kurulu’nun bir simülasyonudur. Katılımcılar, konferansın belli bir komitesinde delege olarak görev alır. Delegenin komitedeki rolü, görevli olduğu komitede, komitenin gündemindeki sorunu çözümlemeye yönelik araştırma yaptıktan sonra, tartışma ortamında çözüm önerisi protokolleri yazarak tartışmada aktif rol almaktır.

Türkiye’deki önemli Ulusal Forumlar nelerdir?

Önemli forumlar OLUF, TIUF, UGK, İVEF, İELEV, BİLUF, ÜALEF gibi konferanslar köklü ve size fazlasıyla katkı sağlayacak olan konferanslardandır. Bir de unutmadan ASGEF🙂

Ulusal Forum’larda kullanılan terimler nelerdir?

Komite Başkanı: MUN’lerdeki chairlardır. Komite düzenini sağlamaktan, komiteyi yönetmekten, tartışma ortamı oluşturmaktan, taslak yazımında delegelere yardımcı olmaktan sorumludurlar

Organizatör: İki çeşit organizatör vardır. Komite organizatörü ve serbest organizatör. Komite organizatörleri MUN’lerdeki adminler gibidir. Serbest organizatörler ise pr ve logistic ekibi gibidirler.

Baş Organizatör: Konferansın organizasyonel kısmıyla ilgilenir. Bütün organizatörlerden sorumludur.

Konferans Başkanı ve Başkan Yardımcıları: Genel olarak konferansın akademisinden sorumludurlar.

Editörler: İki çeşit editör vardır. Video editörü ve gazete editörü

Gazeteciler: fotoğraf, video çekmekten ve gazeteyi yazmaktan sorumludurlar. Sosyal medya gazetecisi, komite gazetecileri, serbest gazeteciler olarak üçe ayrılırlar.

Mezar- Hastane: Sorun tespiti aşamasında her delege postitlere kendi bulduğu sorunları yazar bu sorunları komite başkanları ve delegeler bir arada değerlendirdikten sonra kayda değer olma değilse eğer mezar bölümüne konulur eğer iyileştirilmesi gerekiyorsa da hastane bölümüne konulur

Sekmek: Bir şeylerin aksaması, ters gitmesi

Official: Gazeteci, komite başkanları, ana ekip

PED (Post EYP Depression): Konferans sonrası yaşanan üzüntü

Golden Rule: Officialların unofficiallarla ilişki yaşamasının yasak olması kuralı

Mock Reso: Editör ve gazetecilerin yazdığı delegelerin nasıl davranmamaları gerektiğini sahte taslak üzerinde anlatır

Overview: Çalışma kâğıdı

Şeytan Avukatlığı: Delegeleri genel kurula hazırlamak için yapılan bir çalışmadır.

Clauses: Taslak yazımında kullanılması gereken bazı söz grupları

Ulusal Forum’larda ilk saniyeden son saniyeye kadar işleyiş nasıldır?

İlk gün kayıt ile başlayıp konferansın bütün katılımcılarının bulunduğu oryantasyon çalışmaları ile devam eder. Oryantasyon çalışmalarından dolayı bugün sportif kıyafetlerin giyilmesi önerilir. Burada akademik ve organizasyon ekibiyle geleneksel danslar edilir hemen ardından komite başkanları önderliğinde oynanan oyunlara geçilir. Oryantasyon çalışmalarının bitiminde delegeler komitelerine dağılır. Komite içi faaliyetler yapılır. Komite içi faaliyetlerde aynı komitede bulunan delegelerin birbirleriyle kaynaşması esas alınarak oyunlar oynatılır ve etkinlikler yapılır.

İkinci gün açılışla başlar ve akademik çalışmalar ile devam eden bu güne katılımcıların resmi kıyafet ile katılması zorunludur. Aralarda yine eğlencelerin de olduğu fakat ağırlıklı olarak akademik çalışmalarla ilerleyen bir gündür. Bu çalışmalar her komitenin odası/salonunda yapılır. Gün sonuna kadar gündem üzerinde tartışmalar yapılır ve gündemle ilgili sorunlar belirlenir, maddeler halinde yazılır.

Üçüncü gün bir önceki gün bulunan sorunlara çözüm önerileri bulunmak için çalışılır. Aralarda yine eğlenceler ve oyunlar gün boyunca devam eder. Bu eğlencelerin yanında akademik çalışmalarda da yenilikçi, parlak, çözüm odaklı bakış açılarıyla en doğru bilgilere ulaşmak adına araştırma yapılır. Bu araştırmalar sonucunda artık çözüm maddelerini yazılır. Gün sonundaki komite çalışmasına kadar taslak son hale getirilir. Komite başkanları genel kuruldaki süreç için görevli kişileri seçerler ve son komite çalışmasında şeytan avukatlığı yapılır. Şeytan avukatlığını tam anlamıyla açıklayacak olursak konferans başkanı, başkan yardımcıları veya akademik danışmanın delegelerin hazırlamış oldukları taslak hakkında bilgi sahibi olup olmadıklarını ve genel kurula hazır olup olmadıklarını ölçmek için sorular yönelttikleri bir çalışmadır. Delegeler ise bu soruları cevaplarlar veya bu çalışma sayesinde eksiklerini tespit etmiş olurlar. Şeytan avukatlığı sırasında şeytan avukatlığına gelen kişiler ve delegeler haricinde komitede kimse olmaz.

Üçüncü gün konferans bitiminde konferans başkanı, yardımcıları ve komite başkanları hazırlanan taslakların üzerinden geçerler. İlk olarak her komite başkanı kendi komitesinin taslağını kontrol eder ve düzenler. Daha sonrasında her komite taslağı başka bir komitenin başkanı tarafından kontrol edilir. Bir sonraki adımda ise konferans başkan yardımcıları bu taslakları gözden geçirir ve düzenlerler. Son olarak konferans başkanı kontrol eder ve konferans başkanı da onay verdikten taslaklar genel kurul için basıma gönderilir.

Dördüncü gün genel kurul günüdür. Bugünde her katılımcının resmi giyinmesi zorunludur. Genel kurulda bütün komitelerin çözüm taslağı okunur ve diğer komiteler tarafından değerlendirilir. Bu değerlendirme süreci şöyledir; her komiteden üçüncü gün komite başkanları tarafından görevlendirilen delegeler komite adına sırayla çıkarak belirlenen sürelerde açılış konuşması, taslak okuması, atak konuşması, bilgi soru turu, üç adet soru-cevap turu ve kapanış konuşması yaparlar. Bu süreçten sonrasında diğer komitelerdeki delegeler okunan komite taslağını değerlendirir. Bu değerlendirmeden sonra her delegenin üç tane oy verme seçeneği vardır. Bunlar ret, onay ve çekimser. Onay oyları ret oylarının ½’ sinden fazlaysa komite taslağı genel kuruldan geçmiş olur.

Ulusal Forum’larda yazılan dokümanlar nelerdir? 

Ulusal Forumlarda ilk aşama komitelerin gündemlerini belirlemek ve gündemleri yazmaktır. Gündem yazarken izlenilecek yol öncesinde konferans başkanı, konferans başkan yardımcıları ve eğer varsa akademik danışman ile birlikte.  İlk olarak Türkiye’nin çeşitli konu başlıkları altındaki sorunlar tespit edilir ve bu konular araştırılarak bilimsel bilgiler elde edilip sorun haline getirilir, kısa ve öz olarak gündem halinde yazılır.

Bir sonraki adım ise komite başkanlarının yazdığı overviewlardır. Overview gündemleri daha çok açıklar ve alt başlıklar halinde sorunların çözümlenmesini kolaylaştıran, delegelerin konferans öncesinde gündem hakkında bilgi edinmesini ve çalışmasını sağlayan kâğıtlardır. Overview yazarken dikkat edilmesi gereken en önemli nitelikler bilgilerin güncel ve bilimsel olmasıdır.

Son olarak üç gün boyunca üzerinde fazlasıyla emek sarf ederek ve çalışarak hazırladıkları taslaklar. Bu taslakların yazılmasında komite başkanları delegelere yol göstererek taslağı yazmalarına yardımcı olurlar. Bu taslakların yazımında sorunlar maddeler halinde yazılır.  Yazılan bu maddelere çözümler fırkalar ve bentler halinde yazılarak genel kurula hazır hale getirilir.

Son olarak gazete yazımı… Gazeteyi editörler ve gazeteciler günlük olarak konferanstaki eğlenceli yönleri bularak veya yaratarak sizi kahkahalara boğacak çalışmalar hazırlar.

Ulusal Forum düzenlemek isteyenler neler yapmalıdır?

 Öncelikle tecrübe etmiş biri olarak bir konferans düzenlemek gerçekten çok zor ve meşakkatli bir iştir. Bir konferans düzenlemeye karar verirken dikkat etmeniz gerekmektedir. Eğer konferans düzenleyeceksiniz çıkacak olan ve çıkabilecek bütün sorunları göğüslemeye hazır olmanız gerekmektedir.

Konferans düzenlemek için gereken somut adımlara geçecek olursak ilk adım olarak ana ekibinizi belirleyin. Ana ekibinizi belirlerken ekibe alacağınız kişinin her zaman ve her koşulda yanınızda olması, sorun çıkartabilecek birisi olmaması, onu atayacağınız pozisyonun üstesinden gelip gelemeyeceği en önemli kriterleriniz olmalıdır. Bunların yanında kişinin tecrübelerini, diğer konferanslarındaki feedbacklerini de ölçüt olarak kullanabilirsiniz. Ekibinizi belirleseniz de her zaman elinizde başka bir opsiyonunuz olmalı. Birinin ayrılması durumunda işlerin aksamaması için bu gerçekten önemli ve gerekli. Unutmamanız gereken bir şey daha birileriyle arkadaşsınız diye onları ana ekip üyeliğine veya organizatör, gazeteci, komite başkanı gibi pozisyonlara almak zorunda değilsiniz. Eğer siz bilgilerinizin yeterli olduğunu düşünmüyorsanız ekibinizde mutlaka sizden bilgili ve tecrübeli kişilere yer vermelisiniz size yol gösterici olarak işlerinizi daha kolay halletmenize yardımcı olurlar.

Konferansın daha profesyonel olması adına tercihe bağlı olarak konferansınızı bir kurum veya kuruluşla ilişkilendirebilirsiniz. Bu ne demek? Eğer bir okula, senatoya, derneğe bağlıysanız sponsor bulmanız, insanlarda güven sağlamanız, konferans için yer bulmanız daha kolay olur.

Daha öncesinde deneyimlemiş birisi olarak eğer kontrolcü veya mükemmeliyetçiyseniz kesinlikle ama kesinlikle bütün işleri tek başınıza halletmeye çalışmayın. Bu sizi fiziksel olarak da mental olarak da çok yıpratır ve zarar verir. İş bölümünü doğru yapmanız çok önemli. Burada yeniden ana ekip üyelerinin önemini görüyoruz. Ana ekip üyelerinden birinin bir işi yapmaması ya da olması gerektiği gibi yapmaması sizi sıkıntıya sokabilir. İşlerin yapılıp yapılmadığını belirli periyotlarla kontrol etmelisiniz.

Ana ekibi belirledikten sonra yapılması gereken diğer adımlara geçersek ilk öncelik yer olmalıdır. Konferansınıza ev sahipliği yapacak bir mekân bulunmalıdır. Mekânı bulduktan sonra konferansın ihtiyaçlarını belirlemelisiniz. Bir diğer deyişle bir maliyet dosyası hazırlamak gerek. Bu maliyet dosyasında neler bulunmalıdır? Konferansta içilecek çaydan öğle yemeklerine kadar her şeyi belirlemeniz ve fiyat araştırması yapılması gerekiyor. Yapılan bu fiyat araştırmalarına göre firmalarla anlaşmalar yapılmalı bu fiyat anlaşmalarına göre katılımcıların fiyatları belirlenmelidir. Tüm bu süreç devam ederken akademiyle ilgilenen kişilerin de gündemleri hazırlaması gerekir. Bunun için de ülke gündemine bakılarak açacağınız komitelere göre sorunlar bulunmalıdır. Bu sorunlar üzerine güzel bir araştırma yapılarak gündemler yazılmalıdır. Gündemlerin yazımında bilgilerin doğru ve güncel olması çok önemlidir.

Organizasyon kısmına geri dönecek olursak hazırlık aşamalarının en önemli kısımlarından biri sosyal medya hesabı ve internet sitesidir. Sosyal medya konferansı duyurmak ve tanıtmak için kullanılacak en etkili alandır. Yukarıda belirtilen hazırlıklar tamamlandıktan sonra başvurular artık açılabilir. Başvuru süreci çok önemlidir bu yüzden sıkı bir halkla ilişkiler çalışması istiyor. Şu sıralar pek çok konferansın en büyük sorunu delege azlığıyken bu konudaki çalışmalar çok önemlidir. Ama unutmayın ki bu bir ulusal forum diğer formattaki konferanslardaki gibi komitelerin çok kalabalık olmaması gerekir. Ne az ne çok tam kararında…

Sponsor konusuna gelecek olursak sponsor olmazsa konferans olmaz diye bir şey kesinlikle yok. Sponsorsuz da çok iyi konferans yapılabilir. Sponsor sadece bütçenizi arttırdığı için daha rahat hareket etmenizi ve imkânlarınızın artmasını sağlar. Yani sponsor bulursanız iyi olur ama bulamazsanız da hiçbir problem yok.

Konferansın yaklaşan tarihlerinde delege başvurularının kapanmasından daha önce komite başkanı ve gazeteci başvurularını kapatmanız gerekir. Başvuruları değerlendirdikten sonra başvuruları onaylanan kişilerle akademik ekibin iletişime geçmesi ve overviewların yazılması gerekmektedir. Belirlenen süre içerisinde her komite başkanı kendi komitesinin overviewını yazmaktan sorumludur. Yazılan overviewlar akademik ekibe atılır. Akademik ekip kontrol edip onaylanınca komite dağılımı yapılmış olan delegelerle komite whatsapp grubu kurulur. Bu grup konferans öncesinde ve esnasında delegeleri bilgilendirmek ve aralarında kaynaşmalarını sağlamak için kurulur. Kurulan bu gruplara hazırlanan overviewlar atılır.

Konferanstan önceki bir iki gün içinde konferansın gerçekleşeceği yerdeki hazırlıklar tamamlanmalıdır. Bu yüzden ekibinizle birlikte konferansın gerçekleşeceği yere gidip hem hazırlıkları bitirmeniz hem de ekibinizle toplantı yapıp yapacağınız uyarıları yapmanız söyleyeceklerinizi söylemeniz gereklidir. Kurallar ve yapılması gerekenler için tavrınızı net bir şekilde ortaya koymalısınız. Bütün hazırlıklar bittiyse rahat bir nefes alabilirsiniz.

Kaliteli Bir Ulusal Forum nasıl seçilir?

Bir Ulusal Forum’un kalitesini anlamak için ana ekibine bakılabilir. Ana ekibindeki kişiler yaptığı iyi işlerle tanınan ve bilinen biriyse konferansın da en iyi olması için uğraşacaktır. Yine bir Ulusal Forum’un kalitesini anlamak için geçmiş yıllarda düzenlenip düzenlenmediğine eğer düzenlediyse sürecin nasıl ilerlediğine katılımcıların memnuniyetlerine bakılabilir.

Kişisel deneyimizden yeni başlayan delegelere önerileriniz nelerdir?

 İlk olarak yakınlarda düzenlenecek olan güzel bir konferans bularak hemen konferans camiasına katılmalısınız. Delege olarak gideceğiniz bütün konferanslarda komitedeki en iyi delege olmak olmalı hedefiniz. Bunun için neler yapmalısınız? Kısaca bahsedecek olursak komite başkanlarınızın attığı overviewları iyice okuyun ve çalışın. Bu overviewlar üzerinden araştırmalar yapın ve konferans anında sorun olarak yazabileceğiniz şeyleri tespit etmeye çalışın. Tespit ettiğiniz bu sorunlara ne gibi çözümler bulabileceğiniz hakkında araştırma yapın. Bütün bu araştırmalara dair küçük küçük notlar alın. Bu yaptığınız ön hazırlık sizi mükemmel bir delege olmaya hazırladı. Konferans öncesinde yeteri kadar bilgi birikiminiz oldu.

Yaptığınız bu çalışma hem konferansta akademik çalışmaların daha rahat ilerlemesini sağlayacak. Ama kesinlikle ben zaten her şeyi yaptım bitirdim komitede oturabilirim havasına girmeyin! Bu konferansın amaçları içerisinde tartışma ortamı yaratarak grup çalışmasıyla birlikte fikir alış-verişi yapmanıza, doğru ve etkin tartışma üslubu kazanmanıza, farklı kültürlerden insanlarla politik olarak tartışmanızı sağlamak, karar alma ve uygulama süreçlerinde etkin bir şekilde rol almanızı sağlayabilmektir. Bu yüzden bütün işleyiş komite başkanlarınızın yönlendirdiği şekilde gitmektedir. Konferans öncesinde edindiğiniz bilgi birikiminizi gerektiği zamanlarda tartışma ortamında sunmalısınız.

Akademik çalışmalar haricinde bu yazıyı okuduğunuz için organizasyon hakkında da bilgi birikimine sahip olacaksınız fakat yine de konferansın öncesinde konferans deneyimi olan kişilerle konuşup bilgi alabilirsiniz.

Unutmayın ki burada paylaştığım bilgiler haricinde ufak detaylar var fakat bunlar first timerlığın eğlencesi olacak unsurlar. Daha net açıklayacak olursak first timer olduğunuz için bilmediğiniz oyunlar sizin ve diğer katılımcıların eğlenmesini sağlayacak şeylerdir.

Ulusal Forum’larda yapılması ve yapılmaması gereken şeyler nelerdir?

Yapmanız ve yapmamanız gereken şeylerin bir kısmını diğer konu başlıkları altında belirttim. Bir kısmını ise bu bölümde belirteceğim. İlk olarak komitenize geç kalmamalısınız. Geç kaldığınız takdir de ufak ve tatlı cezalar alabilirsiniz. Her komitenin kendi içerisinde komite başkanları tarafından belirlenen bir takım kuralları vardır. Bu kurallara uymanız gerekir yoksa geç kaldığınızdaki gibi ufak cezalar sizi bekliyor olur. Ulusal forumların ortamı diğer konferanslara göre daha rahat ve samimidir. Bu ortama ayak uydurmalısınız. Ayak uydurmaktan da çok akışına bırakmanız yeterli olur. Çünkü o samimi ortam sizi içine çekerek insanlarla rahatlıkla kaynaşmanızı sağlayacaktır. Konferansın her saniyesini dolu dolu geçirmeye çalışın. Birçok insanla tanışacaksınız ve bu tanıştığınız insanlarla konferanstan sonrasında da görüşmeye devam edeceksiniz. Ulusal forumlara Türkiye’nin dört bir yanından katılan pek çok kişi olduğu için şehir dışından gelen pek çok arkadaş edinerek sosyalleşeceksiniz. Yaşamınızın her alanında olduğu gibi burada da tanıştığınız insanlarla yaşadığınız kötü anılar sizin konferanslara katılmanızı olumsuz yönde etkilememelidir ve olabildiğince insanlarla güzel zaman geçirmeye çalışmalısınız.

Yorum yaparak makaleye katkı verebilirsiniz.

MUNTurkey.com olarak Sevgili Sedenaz Aleyke BARIŞ‘a bu muhteşem makale için çok teşekkür ederiz!