Kali̇teli̇ MBM Nasıl Düzenleni̇r? Zeynep Vedia BİRGÜL

Birleşmiş Milletler’in simülasyonu olan ve anadilin Türkçe olduğu Model Birleşmiş Milletler konferanslarına katılım gösterdikten sonra siz de konferans düzenlemek isteyebilirsiniz. Bu kararı almadan önce yeterli deneyiminizin olduğundan emin olarak işe başlamalısınız. Deneyim tabii ki her şeyin ölçütü değil fakat ne kadar fazla konferansa katılırsanız o kadar çeşitli organizasyon görme şansı yakalarsınız. Katıldığınız konferanslarda sizi rahatsız eden, eksik gördüğünüz noktaları saptamak, düzenlemeyi düşündüğünüz konferansta size ‘ne yapmamanız gerektiğini’ gösterebilir. Bu yüzden gözlem yeteneğiniz aklınızda bir planın oluşması için oldukça önemlidir.

Kabine ekibinin belirlenmesi

MBM düzenleme kararınızı kesin olarak aldıktan sonra ilk iş kabine ekibinin yani organizasyon ekibininin oluşturulmasıyla başlar. Bu aslında en can alıcı noktalardan biridir. Kurmayı planladığınız ekip de deneyimli ve tecrübeli olmalıdır. Çünkü oluşturduğunuz ekip sorumluluklarını yerine getirirse ve tecrübelerini bu organizasyona aktarabilirse konferansın seviyesini artıracaktır. Katıldığınız MBM’lerde tanıştığınız, işini nasıl yaptığını gördüğünüz ve iletişim kurduğunuz kişilere öncelik verebilirsiniz. Konferanslara katılmaya başladıkça kimin daha kaliteli iş yaptığını kimin yapamadığını görmüş ve deneyimlemiş oluyorsunuz. Bu doğrultudan yola çıkarak profesyonelliğine güvendiğiniz kişileri tercih etmelisiniz. Aksi takdirde uzun olan bu süreçte ekipten ayrılan birçok kişiyle karşılaşabilirsiniz.

Ekip tamamlandıktan sonra, doğru görevlendirmeyi yapmak da oldukça önemlidir. Ekipteki kişilerin daha önce bulunduğu pozisyonları da göz önüne alarak, hangi grupta konferansa katkı sağlayacağını düşünüyorsanız ona göre karar vermelisiniz. Genel koordinatör vekilleri size en yakın, en yardımcı olabilecek kişilerdir. Kesinlikle tecrübelerine ve ilişkinize güvendiğiniz birileri olmalı. Bu şekilde işleri organize etmede çok daha fazla kolaylık sağlarsınız. Organizasyon ekibi ne kadar önemliyse, akademik ekip de bir o kadar önemlidir. Akademik ekibin oluşmasından ve denetiminden sorumlu olan genel sekreter ve vekil tercihleri de akademik başarı anlamında kaliteyi yükseltmenizi sağlayacaklardır.

A. Konferansın niteliklerinin belirlenmesi
1. Ekibin Oluşturulması

Ekibi de oluşturduktan sonra konferansın niteliklerinin belirlenmesi için toplantı yapılarak ortak kararlar alınmalıdır. Herkesin fikirlerini gözden geçirip, katılımcılara nasıl bir deneyim yaratmak istediğinize göre kararlarınızı şekillendirebilirsiniz. Bu kararlar konferansın gidişatını, ne zaman hangi işin yapılacağını ve nelere ihtiyacınızın olduğunu gösterecektir. Aslında bir nevi yol haritanızı oluşturmaya başlıyorsunuz demektir. Öncelikle konferansı nerede, hangi okulda gerçekleştireceğinizin belirlenmesi oldukça önemli rol oynar. Kesin olarak ne kadar erken kararlaştırıp, görüşmelerinize başlarsanız diğer unsurların belirlenmesi o kadar kolaylaşacaktır. Anlaşmayı düşündüğünüz okul idaresiyle iletişiminizi ne kadar sağlıklı tutarsanız, gelişmeleri sık sık güncellerseniz; hem güven kazanıp akıllarındaki soru işaretlerinin gitmesini sağlarsınız hem de olası bir problemde size destek verecek yeni insanlar kazanmış olursunuz. Görüşmelerde mutlaka amacınızdan, bu organizasyonu neden düzenlemek istediğinizden, katılımcılara neler katacağından ve anlaşmayı düşündüğünüz okula neler kazandıracağından bahsetmeniz oldukça önemlidir. Tabii ki öğrenim gördüğünüz okulda da onay alındıktan sonra konferansı düzenleyebilirsiniz ki tanıdığınız ve sürekli yakınında olduğunuz kişilerle çalışmak sizin için daha rahat olabilir.

Konferans Yerinin Belirlenmesi

Konferansın yerinin kesin olarak belirlenmesi konaklama ve ulaşım planlamalarını yapmak için oldukça önemlidir. Aynı zamanda konferansın ismini seçmenizde de anlaşmalarınız doğrultusunda büyük bir rol oynayabilir. Ulaşılabilirlik her zaman size daha fazla katılımcı gelmesini sağlar. Eğer merkeze uzak bir okul ise mutlaka servis ve uygun fiyatlı konaklama araştırmalarına başlamalısınız.

Lojistik (Yiyecek – İçecek ve İkramların) Planlaması

Planladığınız bu konferansta yemek ve atıştırmalık olarak nasıl imkanlar vereceğinizi belirlemeniz de önemlidir. Öğle yemeği verebilirsiniz veya bunu temin edebileceğiniz bir yerle anlaşabilirsiniz. Ya da okul çevresinde alternatifleri bulunan bir bölgede ise o yerlerden indirim talep edip katılımcılara bu kolaylığı sağlayabilirsiniz. Her konferansın olmazsa olmazları içecekleri eksik ederseniz katılımcılar açısından çok hoş yorumlar alamayabilirsiniz. Hedeflediğiniz katılımcı sayısına göre mutlaka su, çay, kahve ve diğer içecekleri temin etmelisiniz. Atıştırmaların ve içeceğin türünü arttırıp azaltmak kesinlikle sizin tercihinize kalmış bir durumdur.

Kontenjan/Katılımcı Sayısı Belirlenmesi

En önemli noktalardan biri aslında hedeflediğiniz katılımcı sayısıdır. Komite sayınızı ve komitelerde ortalama kaç kişinin bulunacağını belirlemelisiniz. Aynı zamanda genel sekreterle görüşerek başkanlık divanının kaç kişiden oluşacağına karar vermelisiniz. Bu noktalar başvuruları planlamanızda ve görevleri dağıtmanızda oldukça etkili rol oynayacaktır. Komite içerisinde planladığınız delege sayısına göre vekil sayısında değişiklik yapabilirsiniz veya raportör eklemesi yapabilirsiniz. Basın ekibi üyesi sayısını ve idari personel sayısını belirlemeyi de unutmayın. Her komitede bir basın ekibi üyesi olması delegelerin daha çok anı biriktirmesi açısından çok daha kolay olacaktır.

Matbaa Planlaması

Katılımcıların sayısının belirlenmesi ortalama matbaa fiyatının oluşmasını sağlar. Ortalama fiyatı belirledikten sonra, hangi katılımcı grubundan ne kadar farkla ücret talep edeceğinizi de planlamak lazım. Hedeflediğiniz materyal kalitesi de önemli bir noktadır. Defter ve kalem ihtiyaçlarınızı toplu bir şekilde alarak çok daha uyguna getirebilirsiniz. Tercihinize bağlı olarak konferansın logosunun bulunduğu defter ve kalemler tasarlayabilirsiniz. Bu nokta da fiyatın artmasında ufak ama etkili bir noktadır. Bütün bu planlamalar ihtiyaç listesi ve konferans fiyatının belirlenmesinde oldukça belirgin rol oynar.

B. Komitelerin Belirlenmesi

Konferansın organizasyon kısmını büyük ölçüde planladık. Kaliteli bir MBM için önemli noktalardan bir diğeri de kuşkusuz komitelerdir. Seçeceğiniz komite konuları güncel ve dinamik olmalıdır. Her konferansta birbirine benzeyen komite gündemleri belli noktalarda tekrara düşülmesine yol açar. Hem katılımcı açısından çok verimli ve keyifli olmayabilir hem de konferans olarak yenilikçi bir yol izlememiş olursunuz. Konferans teması belirleyerek de ilerleyebilirsiniz.

Örnek verecek olursak, ayrımcılıkla mücadele teması altında komite gündemlerini belirleyebilirsiniz. Daha farklı konuların belirlenmesi için ekibinize akademik danışman da ekleyebilirsiniz. Akademik danışman alımı yapmak istemiyorsanız da genel sekreter ve vekilleri bu önemli konuda doğru araştırmaları yapabilirler. Ne kadar nitelikli konu seçerseniz delegelere o kadar araştırma olanağı ve yeni bilgiler katmış olursunuz. Tercihinize bağlı olarak, kitlenizi ve çeşitliliği genişletmek adına genel kurul komitelerinin yanına kriz komitesi, ingilizce komite veya özel komite eklemeleri yapabilirsiniz.

Eğlenceli olması için farklı tarzda film veya dizileri konu alan komitelere yer vermemenizi öneririm. Belirlediğiniz çizgide yani Model Birleşmiş Milletler simülasyonu içinde böyle konular bulunmamaktadır ve bu tercihler sizi amacınızdan uzaklaştırabilir.

Komitelerin dengesi ve tartışma ortamının daha sağlıklı olması verimlilik açısından oldukça önemlidir. Bu yüzden delege atamaları yapılırken deneyimlere bakılmalıdır. Örneğin başvuru yapan ve deneyim sayısı yüksek olan katılımcıların ağırlıklı olarak bir komitede bulunması, ilk deneyimi olan delegelerin de ağırlıklı olarak bir komitede bulunması dengesiz bir durum yaratabilir. Daha eşit ortamların sağlanması açısından buna dikkat etmelisiniz. Bu ortamı sağlamak için en önemli püf noktalardan biri de hangi ülkenin hangi delegeye atandığıdır. Komitede oldukça baskın bir ülkeyi temsil edecek kişinin, görüş açılarının çeşitlenmesi açısından, nispeten deneyimli katılımcılara verilmesi etkili bir yöntemdir.

C. MEB Onayı

Yaptığınız bu planlamalarla birlikte projenin onayı için katılımcıların etki alanına bağlı (sadece İzmir içinde veya Türkiye genelinden katılımcı kabulü gibi) Milli Eğitim Müdürlüğü’ne yazı gönderilmesi çok önemlidir. Bu işlemi https://ayse.meb.gov.tr/basvurudev/ adresinden de yapabilirsiniz. MEB onayı olmazsa anlaştığınız okul konferansın sorumluluğunu almaktan vazgeçebilir ve bu da sizi oldukça zor bir duruma sokar. Çoğu şeyi yeniden planlamanız hatta bazı şeylerden fedakarlık etmeniz gerekebilir. Böyle bir sorunla karşı karşıya kalmanız sizi ‘kalite’ konusundan hayli uzaklaştırır. Çünkü onaysız bir konferans demek resmi olmayan bir organizasyon ve bunun karşılığında büyük sorumluluk alarak belli başlı sorunlarla karşılaşabilmek demektir.
Eğer birkaç kötü deneyiminiz olduysa onaysız konferansın zorluklarını siz de bizzat tecrübe etmişsinizdir. Emeklerinizin boşa gitmemesi için en erken şekilde yazıyı göndermeye çalışmalısınız çünkü istenmeyen bir nokta varsa reddedilip geri gönderilebilir. Siz belirtilen eksik noktaları düzelterek tekrar gönderebilirsiniz ve bu işlem birden fazla kez tekrarlanabilir. Yoğunluktan dolayı geç dönüşler yapıldığını hesaplayarak geç olmadan işe koyulmalısınız.

D. Sponsorluk ve Reklam

Sponsorlar bu tarz organizasyonlarda çok büyük rol oynar. Ne kadar fazla sponsor sağlarsanız konferans ücretinizi o kadar aşağıya çekebilirsiniz. Sponsorluk dosyasında başlıca; konferansın tam adı ve tarihi, MBM’nin tanımı, proje amacı, projenin uygulanması, proje finansmanları, proje onayı, maliyetin belirlenmesi için ihtiyaç listesi, varsa proje danışmanı ve projenin yürütücüleri ile birlikte iletişim bilgileri de listeye eklenmelidir. Sponsor anlaşmalarınız farklı şekillerde gelişebilir. Bir sponsor nakit yardımda bulunursa karşılığında logosunu konferans içerisinde kullanmak gibi.

Bunlar için belirli fiyat aralıkları belirleyip altın sponsorluk, bronz sponsorluk gibi kategorilere ayırarak karşılığında sunacağınız imkanları belirleyip dosyaya ekleyebilirsiniz. Veya ihtiyaç listesine bakarak sadece belirtilen su miktarının yarısını karşılayabileceğini söyleyebilir. Olabildiğince sponsor bulmaya odaklanın ve sponsorlarla anlaşmalarınız arttıkça belirlediğiniz fiyatta oynamalar yapmayı unutmayın. Katılımcıların ödedikleri fiyatın içine neler dahil olduğunu ve sağladığınız imkanları mutlaka belirtin. Belirlediğiniz fiyatın karşılığını vermeye çalışın. Maddi kazanç elde etmek yerine akademik bilgi ve yararlı deneyim sunmayı amaçlayıp, buna yönelik çalışırsanız; kaliteli konferans olma yolundaki en önemli şeyi başarmış olursunuz.

Reklamlar da daha fazla kitleye ulaşmanız açısından oldukça etkilidir. Ne kadar fazla kişiye ulaşabilirseniz talep sayınız aynı oranda artacaktır. Farklı şehirlerden, daha geniş yaş gruplarına erişmek, hem de bunu güvenilir bir ekip yardımıyla yapmak isterseniz MUNTurkey ile iletişime geçebilirsiniz. Ücretli veya ücretsiz ortaklık, sosyal medya sponsorluğu gibi daha birçok seçenekle konferansınıza en uygun olan opsiyonu seçebilirsiniz. Sosyal medyanın da bu süreçte yadsınamaz bir gücü vardır. Dijital platformları ne kadar iyi ve etkin kullanırsanız hedeflediğiniz katılımcı sayısına o kadar hızlı ulaşırsınız.

E. Akademi ve Eğlence

Akademik ekip konferansın akademik başarısını büyük bir oranda etkiler. İyi organize olmuş, tecrübeli üyelerden oluşan ekip sizi ileriye taşıyacaktır. Çalışma rehberlerinin bilgilendirici ve yönlendirici şekilde hazırlanması hem divan üyelerinin hem de delegelerin konuya hakim olması açısından önemli bir noktadır. Komite grupları açıldığı andan itibaren delegelerle iletişimini sağlıklı seviyede tutan başkanlar stresli olan katılımcılara yardımcı olup, başarıyı arttıracaktır. Akademik ekibin, delegelerle iletişimin yanı sıra kabine ekibi ile olan iletişimlerini de sıkı tutmakta fayda var. Gelişmelerin ve kontrollerin yapılması açısından sürekli şekilde iletişimde olmak her zaman size artı kazandırır. Ayrıca konferans sürecinde resmi oturumların, etkinlik duyuruları gibi durumlar için sürekli bir şekilde bölünmesi de hoş bir durum değildir. Ekibi bu konuyla ilgili önceden uyarmak gerekebilir.

Akademi ve eğlenceyi belirlediğiniz seviyede bir konferans düzenlemek istiyorsanız, dengede tutmak sizin için çok değerli olacaktır. Hiçbir eğlencesi olmayan oturumlar delegelerin bazen fazlasıyla sıkılmalarına neden olabilir. Bunun için akademiyi çok fazla geri plana almadan, prosedüre uygun ufak oyunlar ve dedikodu kutusu okumaları yaparak oturumlara renk katılmalıdır. Oturumlar dışında konferans partisi olmazsa olmaz noktalardandır. Bunu organize etme kısmında da yine onlarca seçeneğiniz bulunmaktadır. Konferansın düzenleneceği okulda kapalı spor salonu varsa küçük bir müzik grubuyla anlaşarak bu güzel fırsatı değerlendirebilirsiniz. Yakında bulunan yerlerden biriyle anlaşıp indirimli bir şekilde eğlenmeyi de sağlayabilirsiniz. Bu noktada seçeneklerle oynamak tamamen size kalmış.

F. Zaman Yönetimi

Konferans düzenlemek uzun süren bir iş olsa da, ne kadar erken planlama yaparsanız o kadar rahat ve emin adımlarla ilerlersiniz. Hangi tarihte duyuruların yapılacağı, görüşmelere ne zaman gidileceği, kimlerle görüşüleceği, maillerin ne zaman atılacağını önceden organize etmek size daha çok zaman kazandıracaktır. Uzun olan bu vakitte dağınık ve habersiz çalışmak size zarar verebilir. Bu şekilde önceden yapılan planlar, herhangi bir aksilik yaşandığında ileriyi görerek, diğer planları aksatmadan eklemeler yapabilmenizi sağlar. Aksi bir kriz durumunda ekiple hemen iletişime geçip ortak bir karar almak, sonradan fikir ayrılıkları yaşanmaması için de önemli bir husustur. Konferans düzenlemek gerçekten uzun ve yorucu bir süreç olsa da bütün bu adımları gerçekleştirdikten ve sonuçları gördükten sonra yorgunluğunuzdan eser kalmayacağına garanti verebilirim.

Zeynep Vedia BİRGÜL

MUNTurkey.com İçerik Üretici Ekip Üyesi