Genel Direktör Yardımcısı Olmadan Önce Bilmeniz Gereken 5 Şey – Merve BAŞBUĞ

1- YETERİNCE KONFERANS TECRÜBESİNE SAHİP OLMALISINIZ:

Genel Direktör yardımcısı olmak konferans sürecinde yaşanabilecek her şeye hakim olma zorunluluğu taşımak demektir. Öncelikle bu göreve hazır olabilmeniz için yeterince konferansa katılmış olmanız gerekmektedir. Katıldığınız konferanslarda edindiğiniz tecrübelerin yardımıyla konferans sırasında oluşabilecek sıkıntıların önüne geçebilirsiniz. Tabii illa ki şu kadar konferansa katılırsanız başarılı olursunuz demek doğru değil. Önemli olan konferansta edindiğiniz tecrübe ve çıkarımlarınızdır. Örneğin 7 kere konferansa katıldınız ama bu katılımlarınız süresince hem akademik hem de organizasyon ekibini yakından gözlemle fırsatınız oldu, bu durum sizi ileri taşıyacaktır. Bu görevi yapmış biri olarak, yeterince kendinize güveniniz yoksa ve kendinizi tecrübesiz olarak görüyorsanız bu pozisyona hazır olmayabilirsiniz diyebilirim. Genel Direktör yardımcısı olmanın önemli bir konum olduğunu unutmadan bu göreve aday olmalısınız. Yaşanabilecek aksiliklerde müdahale yetkiniz olması tecrübesiz ve bilgisiz olmanız durumunda bir işe yaramayacaktır. Tecrübe ‘bilmeniz gerekenler’ sıralamasında bir numarada olmak zorundadır.

2- İLETİŞİM BECERİNİZ YÜKSEK OLMALI:

Konferans sürecinde birçok kişi ile iletişim halinde olmak zorundasınız. Konferans sırasında kişiler arasında sıkıntılar çıkabilir veya uygun bir dille müdahale etmeniz gereken durumlar yaşanabilir. Bu tarz durumlarda iletişim becerilerinizi kullanarak sorunlara çözüm üretebilirsiniz. Unutmayın ki, tatlı dil yılanı deliğinden çıkarır. 

Konferans hazırlık sürecinde ise iletişim becerileriniz sayesinde sürecin nasıl ilerleyeceğini açık bir şekilde anlatabilirsiniz. İletişim eksikliği olmadığı sürece konferans sürecinde yönetim açısından sorunların yaşanması çok düşük bir ihtimal olacaktır. Ekibinizle ve katılımcılarla etkili ve aktif bir iletişim ağı oluşturduğunuz takdirde konferansın düzeni bozulmadan ilerleyecektir.

3- EKİBİNİZE VE KENDİNİZE GÜVENMELİSİNİZ:

Konferans öncesinde ve konferans sırasında ekibinize ve kendinize güvenmelisiniz. Bildiğiniz gibi konferans sürecinde farklı birçok olay yaşanabilmekte. Bu durumun ekip içerisinde olması çok büyük bir risk teşkil ediyor. Ekip içinde yaşanacak bir olumsuzluk veya kavga bütün konferansın işleyişini değiştirecektir. Buna benzer bir durumun yaşanmaması için her şeyden önce ekip üyelerinin birbirine güvenmesi şarttır. Eğer ekip birbirinden haberdar olmazsa konferans süresince birçok aksilik yaşanabilir ve bu durum katılımcıları olumsuz etkiler. Ekibinize ve kendinize güvendiğiniz sürece bu tarz şeylerin yaşanması olabilecek en son senaryodur. Unutmayın siz ne kadar tecrübeli ve sağlam olursanız ekibiniz de o kadar sağlam olacaktır.

4-  EKİP ÜYELERİNİZDEN DÜZENLİ OLARAK RAPOR ALMALISINIZ:

Bilindiği gibi konferanslar genellikle 3-4 gün arasında sürmektedir. Ancak bu 3-4 günden çok daha önce konferans ekibi hazırlanmaya ve çalışmaya başlar. Gerçekleşecek 3-4 günlük süreç için yaklaşık olarak 1 sene plan yapılır, mekan vs. ayarlanır. Bu süreçte de atadığınız her görev başından bilgi almanız gerekmektedir. Bilgi akışı size düzgün yapılmadığı sürece siz müdahale edip oluşabilecek sorunları ortadan kaldıramazsınız. Eğer size yapılan işler ile ilgili raporlar verilmezse birçok sıkıntı yaşanacaktır. Ekibinizin sizi düzenli olarak bilgilendirmesi bir zorunluluktur. Zaten herkes kendi alanında çalışıyor düşüncesine sahipseniz hemen bu düşünceden kurtulmalısınız. Genel Direktör  yardımcısı olarak müdahale etmek ve eksik görülen yerleri düzeltmek sizin işinizdir. Bu nedenle konferanstan önce ve konferans süresince her şeyden haberdar olmak için ekibinizden düzenli rapor alın.

5-  HER ZAMAN B PLANINIZ OLMALI:

Konferans sırasında yaşanabilecek olumsuzluklara karşı bir B planınız olmalı. Konferans süresince birçok farklı olayla karşılaşabilirsiniz, bu nedenle yaşanabilecek sıkıntıları göz önünde bulundurarak oluşabilecek durumlar için önlem almalısınız. Örneğin: Konferans için anlaştığınız mekanın ücretinde oynamalar meydana gelebilir, katılımcı sayınız değişebilir veya beklenenden daha az/çok başvuru alabilirsiniz. Bu tarz durumlar için sınırları daha gevşek belirlerseniz hem risk almamış olursunuz hem de konferansta bu tarz nedenler ile oluşabilecek sıkıntılar için çok önceden önlem almış olursunuz.

Bu maddeleri daha önce Genel Direktör Yardımcılığı yapmış bir kişi olarak sizin için seçtim. Tabii sadece bunlara dikkat etmelisiniz diyemem, zaten bu konum sadece 5 madde ile öğrenilebilecek bir şey değil ama bu konuma hazır olmak istiyorsanız bu 5 temel maddeye dikkat etmeniz süreci daha kolay yönetmenizi sağlayacaktır. Konumunuzda başarılar diliyor ve yazımın sizin için faydalı olmuş olmasını umuyorum. 

Merve BAŞBUĞ

İçerik Üretim Ekip Üyesi